Biuro rachunkowe

Zacznij od okna edycji firmy: zaznacz w nim, że firma jest biurem rachunkowym, czyli świadczy usługi księgowe (takich biur możesz mieć kilka). Potem skonfiguruj resztę: domyślną formę płatności i dzień wystawiania faktur (np. 31. dzień miesiąca), sufiks numeracji faktur, szablony wiadomości (każde biuro ma własne, na zakładce „Biuro rachunkowe”) oraz pocztę biura. Każde biuro może korzystać z osobnego konta pocztowego, a dla wybranych domen ustawisz konto alternatywne. Te funkcje działają w wersji dla Biur Rachunkowych po aktywacji klucza.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Konfiguracja biura · Biuro: konfiguracja i klienci

Klienta biura dodajesz tak samo jak zwykłą firmę, bo każdy klient to po prostu osobna firma w programie. W wersji dla biur okno edycji firmy zawiera dodatkowo właściwości klienta: przypisany pakiet lub stawkę usług, zakres obsługi i dane kontaktowe do powiadomień. Stawki ustaw raz, na początku współpracy. Dzięki temu comiesięczne wystawianie faktur będzie przebiegać w dużej mierze automatycznie.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Klienci biura · Biuro: dodawanie i parametry klientów

Tak, i to bez zamykania programu. W drzewie danych klikasz kolejną firmę, a wszystkie operacje (księgowania, deklaracje, wysyłki) wykonujesz w kontekście aktualnie wybranego klienta. Zanim coś zrobisz, upewnij się, który klient jest wybrany, żeby nie wykonać operacji w niewłaściwej firmie.

Więcej w instrukcji: Biuro: przełączanie między firmami

Program buduje pozycje faktur na podstawie wcześniej ustalonych stawek. Rozliczenie może opierać się na czterech podstawach: liczbie zaksięgowanych dokumentów klienta, liczbie obsługiwanych pracowników, dokumentach i deklaracjach (formularze, druki, pliki JPK) oraz dowolnie zdefiniowanych pozostałych usługach. Faktury generujesz zbiorczo dla zaznaczonych klientów i od razu możesz je rozesłać e-mailem.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Fakturowanie usług księgowych

Tak, służy do tego moduł rozrachunków. Rejestruje on należności biura: kwoty zafakturowane, wpłaty i saldo, a bieżące salda widzisz od razu na głównej liście firm. Dodanie płatności zajmuje chwilę, bo jest maksymalnie uproszczone. Możesz też włączyć automatyczne powiadomienia o zaległościach i obsługiwać płatności wnoszone z góry.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Rozrachunki z klientami

Tak. Zaznaczasz wybranych klientów, wysyłasz ich deklaracje oraz pliki JPK jedną operacją, a potem hurtowo pobierasz UPO. Nie musisz obsługiwać każdej firmy po kolei, co w wersji dla biur daje jedną z największych oszczędności czasu. Zbiorcza wysyłka JPK jest dostępna od wersji Profesjonalnej.

Więcej w instrukcji: Biuro: masowa wysyłka deklaracji i JPK · Porównanie wersji programu

Program obsługuje cztery rodzaje wysyłek. Pierwszy to podsumowania podatkowe: księgi, VAT, dochody właścicieli i zaliczki, z załączonymi przelewami na podatki. Drugi to powiadomienia o składkach ZUS, których kwotę program liczy sam (na razie tylko dla jednoosobowych działalności bez pracowników). Trzeci to status VAT, czyli masowa weryfikacja klientów na białej liście wraz z powiadomieniami. Czwarty to dowolne wiadomości, wysyłane także masowo w tle. Każda wysłana wiadomość trafia do skrzynki i do bazy, zarówno pod klientem, jak i pod biurem.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Masowa komunikacja z klientami

Wersja dla biur współpracuje z Programem Płatnika ZUS na kilka sposobów. Asystent importuje dane płatników i łączy ich z klientami. Automat wysyłkowy bez nadzoru przekazuje zestawy dokumentów do ZUS. Automat aktualizacyjny masowo odświeża dane płatników. Płatnika konkretnego klienta otworzysz też bezpośrednio z TaxMachine, z automatycznym importem plików KEDU. Całość konfigurujesz na zakładce „Program Płatnika”, gdzie podajesz dane logowania do bazy Płatnika i PIN certyfikatu.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Automatyzacja Programu Płatnika

Nie, firm możesz prowadzić dowolnie wiele. Tak samo nie ma ograniczeń liczby właścicieli i wspólników ani pracowników w bazie. Do tego dochodzą operacje zbiorcze na wielu firmach i pełen zestaw narzędzi biura: fakturowanie usług, rozrachunki, powiadomienia, weryfikacja VAT i masowe e-maile.

Więcej w instrukcji: Porównanie wersji programu

Rozwiązaniem są udziały. Każdemu właścicielowi przypisujesz udziały we wszystkich firmach, z których osiąga dochody, a program wylicza zaliczki i roczne PIT-y od razu z wielu firm, łącznie z podstawą składki zdrowotnej ustalaną ze wszystkich ksiąg. W wersji dla biur liczba właścicieli jest nieograniczona.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Udziały · Porównanie wersji programu

Możesz. Jeśli dokument podpisuje certyfikatem ktoś inny niż podatnik, na przykład biuro, klient musi wcześniej złożyć pełnomocnictwo UPL-1 dla osoby podpisującej. Bez niego wysyłka wróci ze statusem 420. Podobnie wygląda to w KSeF: klient nadaje biuru uprawnienia w Aplikacji Podatnika i wtedy certyfikat biura obsługuje jego e-faktury.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: Pełnomocnictwo UPL-1 · Podręcznik, cz. IV: Nadawanie uprawnień KSeF

Zarchiwizuj podmioty, których już nie obsługujesz. Archiwizacja działa jak dodatkowy filtr: oznaczone firmy znikają z widoku, a przy dużych bazach biur program zaczyna działać wyraźnie szybciej. Jeśli pracujesz w sieci, pomoże też serwer MariaDB zamiast SQLite oraz ewentualne zwiększenie parametru max_allowed_packet.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Raporty i archiwizacja podmiotów · Podręcznik, cz. IX: Objaw → rozwiązanie

GMail i podobne skrzynki wymagają włączenia dostępu przez SMTP/IMAP oraz opcji „mniej bezpiecznych aplikacji”, bo TaxMachine nie korzysta z autoryzacji OAuth2 (samo połączenie i tak jest szyfrowane SSL). Zwróć też uwagę, czy część klientów nie została pominięta przy wysyłce z powodu braków w danych, na przykład adresów albo uwierzytelnienia.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VIII: Najczęstsze błędy i pytania · Biuro: najczęstsze problemy