Firma i właściciele

Rozdział 5. Dodawanie firmy

Cała praca w programie obraca się wokół firmy (podmiotu). To do niej należą księgi, faktury i deklaracje. W tym rozdziale założysz nowy podmiot i skonfigurujesz jego opcje podatkowe, czyli formę opodatkowania oraz status VAT. (Wszystkie wersje)

5.1 Dodanie firmy krok po kroku

Nowe firmy zakładasz w drzewie, w gałęzi „Firmy". Obowiązuje ten sam mechanizm co wszędzie w programie: dodawanie klawiszem Insert, przez menu podręczne albo z paska narzędzi (opis znajdziesz w Części I, w rozdziale 4).

Dodanie nowej firmy (Wszystkie wersje)

1. Kliknij w drzewie węzeł „Firmy".
2. Wciśnij Insert. Zamiast tego możesz kliknąć prawym przyciskiem i wybrać „Dodaj" albo skorzystać z przycisku „Dodaj" na pasku narzędzi.
3. Wypełnij okno danych firmy. Ręczne przepisywanie nie jest konieczne: program ma wbudowaną bazę firm z całej Polski i łączy się z rejestrem REGON, więc po podaniu numeru podpowie resztę danych.
4. Przejdź na zakładkę „Podatki" i skonfiguruj opcje podatkowe (szczegóły w punkcie 5.2).
5. Zakończ przyciskiem „Zapisz i zamknij".

5.2 Status VAT i opcje podatkowe

Najistotniejsza konfiguracja firmy mieści się na zakładce „Podatki" w oknie jej edycji. Ustalasz tam:

• formę opodatkowania, na przykład KPiR albo ryczałt; w wersji wyższej dochodzą pełne księgi rachunkowe (Profesjonalna+);
• status VAT: podatnik VAT czynny albo zwolnienie podmiotowe (program potrafi przy tym wyliczyć limit przychodów uprawniający do zwolnienia);
• mikrorachunek podatkowy, którego numer program wygeneruje za Ciebie;
• dodatkowo możesz sprawdzić status VAT firmy na białej liście podatników.

Decyzja o miesięcznym albo kwartalnym rozliczaniu VAT wpłynie potem na typ pliku JPK_V7: miesięczny JPK_V7M albo kwartalny JPK_V7K. Ten temat rozwiniemy w części poświęconej VAT i JPK.

5.3 Automatyczne numerowanie dokumentów

Sposób nadawania numerów dokumentom konfigurujesz w oknie edycji firmy, na zakładkach „Faktury", „Magazyn" i „Dokumenty płatnicze". Po takiej konfiguracji każda nowa faktura i każdy dokument magazynowy otrzyma kolejny numer zgodny z ustalonym wzorem. Nie musisz sam pilnować numeracji.

5.4 Poczta firmy

Pocztę globalną (m.in. do wysyłki faktur) skonfigurowałeś już w Części I. Adres wpisany w oknie edycji firmy służy do wysyłania wiadomości od tego konkretnego podmiotu. To właśnie z niego wyjdą na przykład faktury tej firmy. Konfiguracja wygląda identycznie jak przy poczcie globalnej: serwer, adres, hasło.

Nie pomyl jej z pocztą biura rachunkowego, która służy do korespondencji z klientami. To odrębne ustawienie, dostępne w wersji dla biur. (Biuro)

5.5 Ograniczenia wersji i usuwanie firmy

W wersjach niższych niż Profesjonalna kilka zbiorów ma ograniczoną liczbę pozycji. Najważniejsze progi wyglądają tak:

• Firmy: Standard: 1 · Rozszerzona: 3 · Profesjonalna / dla biur: bez limitu
• Właściciele / udziałowcy (łącznie na wszystkie firmy): Standard: 3 · Rozszerzona: 5 · Profesjonalna / dla biur: bez limitu
• Pracownicy (na każdą firmę): Standard: 10 · Rozszerzona: 20 · Profesjonalna / dla biur: bez limitu

Limity liczbowe to nie wszystko. Wersje poniżej Profesjonalnej nie zawierają także modułu płac (zaawansowane listy płac, nieobecności, deklaracje ZUS, rozliczanie zleceń i dzieł), pełnej księgowości ani obsługi wielu baz danych (Profesjonalna+). Sama wersja Standard jest dodatkowo pozbawiona ewidencji przebiegu pojazdów do celów VAT (Rozszerzona+).

Firmę kasujesz tak samo jak każdy inny element: zaznaczasz ją i wciskasz Delete albo wybierasz „Usuń" z menu podręcznego.

Najczęstsze błędy i pytania

• Przy księgowaniu nie widzę pól VAT. Firma jest zapewne oznaczona jako zwolniona z VAT. Jeżeli w rzeczywistości jest czynnym podatnikiem, zaznacz „Podatnik VAT" na zakładce „Podatki".
• Nie mogę usunąć firmy. Najpierw skasuj udziały tej firmy (znajdziesz je pod właścicielami), a potem usuń samą firmę.
• Osiągnąłem limit (firm, właścicieli lub pracowników). Tak działają ograniczenia wersji niższych niż Profesjonalna: firmy 1/3, właściciele 3/5, pracownicy 10/20 na firmę. Wersja Profesjonalna i wyższa znosi te limity.

Rozdział 6. Właściciele i udziały

Ten rozdział bywa pomijany, a jego brak wychodzi później przy podatku dochodowym. Właściciel to osoba fizyczna, dla której program wylicza podatek dochodowy i składki ZUS. Udział spina właściciela z firmą. Dopóki tego powiązania nie ma, program nie policzy ani PIT-u, ani zaliczek. (Wszystkie wersje)

6.1 Dodanie właściciela

Dodanie właściciela (osoby fizycznej) (Wszystkie wersje)

1. Zaznacz w drzewie główny węzeł „Właściciele (osoby fizyczne)".
2. Wciśnij Insert albo wybierz „Dodaj" z menu podręcznego lub paska narzędzi.
3. Wypełnij dane osoby w oknie edycji właściciela.
4. Kliknij „Zapisz i zamknij".

6.2 Udziały, czyli powiązanie właściciela z firmą

Udział informuje program, że konkretna osoba osiąga dochód z konkretnej firmy, i określa w jakiej części. Na tej podstawie program liczy zaliczki oraz roczne PIT-y, także z kilku firm jednocześnie.

Dodanie udziału (Wszystkie wersje)

1. Pod właścicielem (tym z głównego węzła) dodaj nowy udział klawiszem Insert.
2. Wybierz firmę, do której odnosi się udział, i podaj jego wielkość.
3. W firmie jednoosobowej pomijasz daty obowiązywania udziału. Daty wpisujesz tylko w spółkach, w których udziały zmieniają się w czasie.
4. Zapisz zmiany. Właściciel od razu pojawi się także w gałęzi wybranej firmy.

6.3 Składki ZUS właściciela

Składki przedsiębiorcy ustawiasz w oknie edycji właściciela, na zakładkach „Podatki" i „ZUS". Sporo danych da się przy tym skopiować z firmy właściciela, o ile zostały tam wcześniej wpisane. Oszczędzasz sobie wpisywania tego samego dwa razy.

• Na zakładce „Podatki" wskazujesz formy opodatkowania, od których ma być opłacana składka zdrowotna.
• Na zakładce „ZUS" konfigurujesz m.in.: konto ZUS, termin składania deklaracji, kod tytułu ubezpieczenia, ubezpieczenia społeczne (dobrowolne chorobowe, stawka wypadkowego, standardowo 1,67%), Fundusz Pracy, składkę zdrowotną, „niskie składki społeczne" (preferencyjne) oraz mały ZUS+.

W tym samym miejscu ustawisz też adres e-mail właściciela do wysyłki powiadomień o składkach ZUS. Sama wysyłka takich powiadomień działa jednak tylko w wersji dla biur. (Biuro)

Wakacje składkowe

Korzystasz ze zwolnienia z opłacania składek, czyli tzw. wakacji składkowych? Zaznacz odpowiednie przełączniki w oknie edycji składki. Program utworzy wtedy właściwe pozycje na deklaracji (część składek pokrywa wtedy budżet państwa).

6.5 Deklaracja ZUS DRA i wysyłka przez Płatnik

Kiedy składka jest wyliczona, przygotujesz deklarację ZUS DRA i przekażesz ją do wysyłki przez Program Płatnika.

Wygenerowanie DRA i import do Płatnika (Wszystkie wersje)

1. Przy wyliczonej składce kliknij „Eksportuj do pliku ZUS KEDU", wybierz miejsce zapisu i potwierdź przyciskiem „Zapisz".
2. Uruchom Program Płatnika i wybierz „Importuj dokumenty…".
3. W kreatorze importu wskaż dopiero co zapisany plik KEDU i przechodź dalej przyciskiem „Dalej".
4. Po poprawnym imporcie kliknij „Zakończ".
5. W Programie Płatnika zweryfikuj dokument, a następnie wyślij go do ZUS.

Biura rachunkowe dostają dodatkowo automatyzację Programu Płatnika (asystent, automaty wysyłkowe). Opis znajduje się w części dla biur. (Biuro)

6.6 Dokumenty właściciela

Pod właścicielem możesz trzymać jego dokumenty, na przykład związane z rozliczeniami. Dodajesz je i edytujesz według standardowego schematu znanego z reszty programu.

Najczęstsze błędy i pytania

• Dodałem właściciela, ale program nie liczy podatku dochodowego. Zabrakło udziału. Połącz właściciela z firmą (punkt 6.2), bo dopiero udział umożliwia liczenie PIT i zaliczek.
• Właściciel „zniknął" lub dodał się w złym miejscu. Właścicieli dodaje się pod głównym węzłem „Właściciele (osoby fizyczne)", nie w firmie. W firmie pojawiają się sami po dodaniu udziału.
• Składka zdrowotna liczy się błędnie. Zajrzyj na zakładkę „Podatki" właściciela: musisz tam wskazać formy opodatkowania, od których opłacane jest zdrowotne, oraz poprawnie skonfigurować zakładkę „ZUS".