Pierwsze kroki

O tej instrukcji

Instrukcja przeprowadzi Cię przez program TaxMachine po kolei: zaczynamy od pierwszego uruchomienia, kończymy na funkcjach zaawansowanych. Napisaliśmy ją z myślą o osobach, które nigdy nie prowadziły księgowości. Kiedy pierwszy raz pojawia się jakieś fachowe słowo, tłumaczymy je w ramce „Co to znaczy?". Każdą czynność opisujemy jako listę ponumerowanych kroków.

Jak czytać oznaczenia wersji

TaxMachine sprzedawany jest w czterech wersjach o różnym zakresie funkcji. Żebyś od razu widział, w której wersji dana opcja działa, w całej instrukcji stosujemy kolorowe plakietki. Jeżeli przy funkcji nie ma żadnej plakietki, to znaczy, że jest dostępna już w najtańszej wersji Standard. Plakietka wskazuje najniższą wersję z daną funkcją; wszystkie wersje wyższe też ją mają.

• (Wszystkie wersje): funkcja działa od wersji Standard w górę, czyli w każdej.
• (Rozszerzona+): potrzebna wersja Rozszerzona albo wyższa.
• (Profesjonalna+): potrzebna wersja Profesjonalna albo wyższa (to tu zaczynają się m.in. płace i pełne księgi).
• (Biuro): funkcja zarezerwowana dla wersji przeznaczonej dla biur rachunkowych.

Zestawienie ofert wszystkich wersji znajdziesz w dwóch miejscach: w dodatku „Wersje, aktualizacje i zakup" zamykającym Część I oraz w sklepie program-ksiegowy.pl.

Rodzaje ramek

Rozdział 1. Wprowadzenie

Z tego rozdziału dowiesz się, czym jest TaxMachine i co program potrafi. Poznasz też różnice między jego czterema wersjami, więc będziesz wiedział, jakich funkcji szukać w tej, którą masz.

1.1 Czym jest TaxMachine

TaxMachine to program księgowo-podatkowy. Korzystają z niego małe i średnie firmy, biura rachunkowe oraz osoby z własną działalnością. Na polskim rynku jest od 2008 roku, czyli ponad 17 lat. Poprowadzisz w nim księgowość, wystawisz faktury, rozliczysz podatki i prześlesz dokumenty do urzędów przez internet.

Program pracuje wyłącznie na Twoim komputerze. Dane firm, faktury i księgi zapisują się lokalnie; nic nie wychodzi na zewnątrz, dopóki sam o tym nie zdecydujesz. Internet przydaje się tylko przy konkretnych operacjach, np. wysyłce deklaracji albo pobraniu danych firmy z rejestru. Sam program nie ma daty ważności. Coroczne aktualizacje kupujesz przede wszystkim po to, żeby mieć aktualne wzory dokumentów (e-Deklaracje, JPK, KSeF).

1.2 Co potrafi program: przegląd

TaxMachine ma budowę modułową: poszczególne części odpowiadają za kolejne obszary działania firmy. Najkrócej mówiąc, w programie możesz:

• prowadzić księgowość uproszczoną (KPiR i ryczałt), a także pełną księgowość, czyli księgi rachunkowe (Profesjonalna+);
• prowadzić ewidencje VAT, z których program sam zbuduje pliki JPK_V7;
• wystawiać faktury i obsługiwać prosty magazyn;
• wystawiać i odbierać e-faktury w KSeF;
• przesyłać do urzędów e-Deklaracje oraz pliki JPK;
• wyliczać zaliczki na podatek dochodowy i przygotowywać roczne PIT-y (PIT-28, PIT-36, PIT-37 i inne);
• prowadzić płace i kadry oraz rozliczenia ZUS (Profesjonalna+);
• ewidencjonować środki trwałe razem z amortyzacją;
• obsłużyć biuro rachunkowe: faktury za usługi, rozrachunki, powiadomienia do klientów (Biuro).

Masz też do dyspozycji ponad 400 aktywnych formularzy. To gotowe druki urzędowe (PIT, VAT, ZUS, NIP i inne), które wypełniasz w programie, a potem wysyłasz albo drukujesz.

1.3 Cztery wersje: którą wybrać

Podstawowe funkcje księgowe (KPiR/ryczałt, VAT, JPK, KSeF, faktury, środki trwałe) dostajesz w komplecie w każdej wersji. Różnice sprowadzają się do limitów liczbowych i dostępu do najbardziej rozbudowanych modułów.

• Standard. Dla kogo: jednoosobowa działalność na KPiR albo ryczałcie. Co daje: pełny zestaw podstaw, limit 1 firmy, bez modułu płac.
• Rozszerzona. Dla kogo: kilka działalności albo większa skala pracy. Co daje: do 3 firm oraz ewidencję przebiegu pojazdów.
• Profesjonalna. Dla kogo: firmy zatrudniające pracowników, spółki na pełnych księgach. Co daje: brak limitów, pełną księgowość, płace i ZUS, masową wysyłkę JPK, obsługę wielu baz danych.
• dla biur rachunkowych. Dla kogo: biura, kancelarie, doradcy. Co daje: całą Profesjonalną plus fakturowanie usług, rozrachunki, powiadomienia i operacje masowe na klientach.

Najczęstsze błędy i pytania

• Nie widzę opcji list płac. Moduł płac zaczyna się od wersji Profesjonalnej. Sprawdź, jaką wersję masz aktywną.
• Czy do pracy potrzebny jest stały internet? Nie. Księgowanie i wystawianie faktur działa bez sieci. Połączenie przydaje się dopiero przy wysyłce, pobieraniu danych z urzędów i aktualizacjach.
• Czy co roku kupuję program od nowa? Nie, program działa bezterminowo. Ważny dostęp do aktualizacji jest potrzebny do nowych wzorów deklaracji, JPK i KSeF. Bez niego starsza wersja nadal otworzy Twoje dane.

Rozdział 2. Wymagania i instalacja

W tym rozdziale sprawdzisz, czy Twój komputer nadaje się do pracy z programem, a potem pobierzesz go, zainstalujesz i aktywujesz. Całość dotyczy wszystkich wersji. (Wszystkie wersje)

2.1 Wymagania sprzętowe i systemowe

Żeby każda funkcja działała bez zarzutu, komputer powinien spełniać te warunki:

• System: Windows 10 (odmiana 64-bitowa) albo Windows 11, najlepiej z zainstalowanymi najnowszymi aktualizacjami.
• Pamięć RAM: co najmniej 8 GB.
• Ekran: rozdzielczość minimum Full HD (1920 × 1080) liczona po skalowaniu (przykładowo ekran 4K ze skalą 200% odpowiada Full HD).
• Procesor: 64-bitowy Intel lub AMD (architektura x86-64). Na procesorach ARM i w maszynach wirtualnych emulujących inną architekturę program może działać nieprawidłowo.

Funkcje wymagające internetu

Bez sieci nie zadziałają m.in.: automatyczna aktualizacja, pobieranie danych firm z rejestru REGON, e-Deklaracje, wysyłka i weryfikacja plików JPK, KSeF, pobieranie kursów walut NBP, wysyłka e-maili, kopie w chmurze i sprawdzanie kontrahentów na białej liście VAT. Codzienne czynności, takie jak księgowanie i fakturowanie, obejdą się bez internetu.

2.2 Pobranie programu

Instalator znajdziesz w sklepie, na stronie „Pobierz program". Za pobranie nic nie płacisz: świeżo zainstalowany program pracuje w trybie testowym, dopóki nie wpiszesz licencji (opisujemy to w kroku 2.5).

2.3 Instalacja krok po kroku

Instalacja programu (Wszystkie wersje)

1. Znajdź pobrany instalator, zwykle leży w folderze Pobrane.
2. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz „Uruchom jako administrator". Bez tego instalacja może się nie udać.
3. Gdy Windows zapyta o zgodę na wprowadzanie zmian, potwierdź przyciskiem „Tak".
4. Przejdź przez kolejne ekrany instalatora: zaakceptuj warunki i potwierdź miejsce instalacji.
5. Zaczekaj, aż pliki się skopiują, i kliknij „Zakończ".

2.4 Pierwsze uruchomienie

Podczas pierwszego startu program zakłada lokalną bazę danych, w której będzie trzymał wszystkie Twoje informacje. Standardowo powstaje ona w folderze dokumentów publicznych, w katalogu TaxMachine. Na razie niczego nie musisz ustawiać; do bazy i kopii zapasowych wrócimy w rozdziale 3.

2.5 Wpisanie i aktywacja licencji

Po instalacji program pracuje w trybie testowym, z ograniczeniami. Pełne możliwości swojej wersji odblokujesz, wpisując klucz licencyjny i aktywując go przez internet.

Wpisanie i aktywacja licencji (Wszystkie wersje)

1. Uruchom program i otwórz okno aktywacji licencji.
2. Wpisz albo wklej otrzymany klucz licencyjny.
3. Kliknij przycisk aktywacji. Program połączy się z serwerem producenta i sam potwierdzi licencję.
4. Zaczekaj na komunikat o udanej aktywacji. Jeśli program poprosi o ponowne uruchomienie, zrób to.

Najczęstsze błędy i pytania

• Aktywacja nie dochodzi do skutku, brak połączenia z serwerem. Zwykle winowajcą jest antywirus albo zapora. Na czas aktywacji wyłącz je albo dodaj program do zaufanych. Gdy to nie pomoże, producent umożliwia aktywację ręczną; skontaktuj się z nim.
• Instalacja się przerywa albo program nie startuje. Sprawdź, czy instalator uruchomiłeś jako administrator i czy system jest 64-bitowy.
• Po instalacji widzę informację o wersji testowej. Tak ma być, dopóki nie aktywujesz licencji (krok 2.5). Wersja testowa ma ograniczenia liczbowe i funkcjonalne.

Rozdział 3. Konfiguracja po instalacji

Zanim ruszysz z pracą, ustaw kilka rzeczy raz, a porządnie: bazę danych i kopie zapasowe, pocztę e-mail, a jeśli go używasz, także podpis kwalifikowany. Wysyłka dokumentów i bezpieczeństwo danych będą wtedy działać bez niespodzianek.

3.1 Baza danych

Domyślnie program sam zakłada lokalną bazę SQLite i nie wymaga od Ciebie żadnych zmian. Jeżeli jednak planujesz pracę na kilku stanowiskach, ustaw wspólną bazę na serwerze MariaDB lub MySQL (możliwe we wszystkich wersjach). Serwer musisz wcześniej zainstalować i skonfigurować.

Możesz też zapisać listę dostępnych baz i przełączać się między nimi wprost z okna głównego, z zakładki „Konfiguracja" na wstążce. Przyda się np. do rozdzielenia bazy produkcyjnej, testowej i archiwalnej. (Profesjonalna+)

Dodanie bazy do listy i przełączanie (Profesjonalna+)

1. Otwórz konfigurację baz danych w opcjach programu.
2. Podaj dane połączenia: przy bazie lokalnej wskaż plik, przy sieciowej wpisz adres serwera i dane logowania.
3. Kliknij „Testuj połączenie" i sprawdź, czy program łączy się z bazą.
4. Po udanym teście kliknij „Dodaj do listy baz".
5. Od teraz bazę wybierasz z listy na zakładce „Konfiguracja" w oknie głównym. Żeby usunąć pozycję, zaznacz ją i kliknij ikonę „–" pod listą.

3.2 Kopie zapasowe

Do wyboru masz dwa rodzaje kopii:

• Kopia lokalna: wbudowana funkcja zapisująca kopię na Twoim dysku albo nośniku zewnętrznym. Nie kosztuje nic dodatkowo.
• Kopia w chmurze: automatyczne przechowywanie kopii poza Twoim komputerem, co chroni dane także przy kradzieży czy pożarze sprzętu. To płatna usługa dodatkowa w formie subskrypcji powiązanej z wersją programu.

Ustawienia kopii znajdziesz w konfiguracji programu. Bez względu na wybrany rodzaj zaplanuj kopie tak, żeby powstawały regularnie, i raz na jakiś czas sprawdź, czy umiesz je odtworzyć.

3.3 Logowanie i uprawnienia

Program potrafi wymagać logowania użytkownika i pozwala przydzielać różnym osobom różny zakres uprawnień. To wygodne, gdy z jednej bazy korzysta więcej niż jedna osoba. Szczegóły kont i uprawnień zależą od konfiguracji.

3.4 Konfiguracja poczty e-mail

Żeby wysyłać z programu wiadomości, np. faktury do kontrahentów, wpisz dane swojej skrzynki w opcjach programu, na zakładce „Wysyłanie i odbieranie e-maili".

Ustawienie wysyłki e-mail (Wszystkie wersje)

1. Wejdź w opcje programu i otwórz zakładkę „Wysyłanie i odbieranie e-maili".
2. Wpisz adres e-mail i dane serwera poczty wychodzącej (SMTP), a jeśli trzeba, również przychodzącej (IMAP).
3. W polu hasła podaj właściwe hasło. Uwaga: Gmail i Outlook zwykle wymagają specjalnego hasła aplikacji, a nie hasła, którym logujesz się do konta.
4. Zapisz ustawienia i wyślij wiadomość próbną, żeby upewnić się, że wszystko działa.

Biura rachunkowe ustawiają dodatkowo osobną pocztę do wysyłek „w imieniu biura". Wracamy do tego w części o biurach. (Biuro)

3.5 Podpis kwalifikowany

Program „zobaczy" Twój podpis tylko wtedy, gdy certyfikat trafi do magazynu certyfikatów osobistych użytkownika. Zazwyczaj rejestruje go tam automatycznie oprogramowanie dostawcy podczas instalacji certyfikatu. W samym TaxMachine niczego nie wpisujesz; certyfikat wskazujesz dopiero w momencie podpisywania dokumentu.

Najczęstsze błędy i pytania

• Kopie zapasowe leżą na tym samym dysku co baza. To proszenie się o kłopoty: awaria dysku zabierze dane razem z kopią. Przenieś kopie na inny dysk albo skorzystaj z kopii w chmurze.
• Wysyłka z Gmaila nie działa, choć hasło jest poprawne. Gmail wymaga hasła aplikacji. Wygeneruj je w ustawieniach konta Google i wpisz w programie zamiast zwykłego hasła.
• Program nie widzi podpisu kwalifikowanego. Certyfikat musi znajdować się w magazynie osobistym „MY". Zainstaluj go albo zarejestruj według instrukcji dostawcy certyfikatu.

Rozdział 4. Interfejs programu

Czas poznać okno główne i sposób poruszania się po programie. Ten jeden schemat wystarczy: późniejsze czynności, takie jak dodawanie firm, faktur czy dokumentów, przebiegają identycznie. (Wszystkie wersje)

4.1 Okno główne

Centrum programu stanowi okno eksploratora danych, zbudowane na wzór Eksploratora plików w Windows. Poruszasz się w nim po całej bazie i wykonujesz na niej operacje: dodajesz, edytujesz, usuwasz i drukujesz.

Okno dzieli się na kilka obszarów:

• Drzewo: hierarchia danych (firmy, lata, dokumenty), po której poruszasz się jak po folderach.
• Lista: tabela z zawartością miejsca wybranego w drzewie. Kliknięcie nagłówka kolumny sortuje pozycje.
• Wstążka: pas zakładek i przycisków u góry okna, wśród nich zakładka „Konfiguracja".
• Pasek stanu: informacje wyświetlane na dole okna.

4.2 Podstawowe operacje i skróty

Każdą operację wykonasz na trzy sposoby: przez menu podręczne (prawy przycisk myszy), przyciski na pasku narzędzi albo skróty klawiszowe. Trzy czynności powtarzają się najczęściej:

• Dodanie nowego elementu: skrót Insert, alternatywnie przycisk „+" albo menu podręczne.
• Edycja zaznaczonego elementu: skrót Ctrl+Enter, alternatywnie dwuklik albo menu podręczne.
• Usunięcie zaznaczonego elementu: skrót Delete, alternatywnie przycisk „–" albo menu podręczne.

4.3 Sortowanie, filtrowanie i grupowanie

Listy porządkujesz według własnych potrzeb. Sortowanie włączasz kliknięciem nagłówka kolumny. Do tego dochodzi filtrowanie, czyli zawężanie listy do wybranych pozycji, oraz grupowanie danych.

4.4 Kolumny, raporty i eksport

Układ kolumn w tabelach dopasujesz do siebie: decydujesz, które kolumny widać i w jakiej kolejności. Z zawartości tabel program buduje raporty. Dane wyeksportujesz też do plików CSV i Excela, żeby korzystać z nich poza programem.

4.5 Zadania do wykonania

Program prowadzi listę zadań i terminów, np. zbliżających się obowiązków. Dzięki niej trudniej przegapić ważną datę.

Najczęstsze błędy i pytania

• Nie mogę znaleźć potrzebnej opcji. Większość operacji kryje się w menu podręcznym (prawy przycisk myszy) na elemencie albo na pustym obszarze listy. Zacznij szukanie właśnie tam.
• Lista jest pusta, choć dane były wprowadzane. Najpierw wybierz w drzewie właściwe miejsce, np. odpowiednią firmę i rok, a potem sprawdź, czy nie działa jakiś filtr.

Przypis 1. Materiały producenta podają liczbę dostępnych formularzy niejednolicie, m.in. „ponad 400" i „ponad 700". W instrukcji trzymamy się ostrożnej wartości „ponad 400"; dokładna liczba zależy od wersji i bieżącej aktualizacji programu.

Dodatek do części I. Wersje, aktualizacje i zakup

Licencje, przedłużenia aktualizacji, ulepszenia i usługi dodatkowe kupujesz w jednym miejscu: w sklepie program-ksiegowy.pl. Poniżej wykaz poszczególnych ofert.

Nowe licencje

• TaxMachine Standard
• TaxMachine Rozszerzona
• TaxMachine Profesjonalna
• TaxMachine dla biur rachunkowych
• Porównanie wersji · Kreator doboru

Aktualizacje (roczne)

• Standard: przedłużenie na 1 rok
• Rozszerzona: przedłużenie na 1 rok
• Profesjonalna: przedłużenie na 1 rok
• Biuro: przedłużenie na 1 rok

Ulepszenia licencji

• Standard → Rozszerzona
• Standard → Profesjonalna
• Rozszerzona → Profesjonalna
• Rozszerzona → Biuro
• Profesjonalna → Biuro

Kopia bazy w chmurze

• Standard: kopia w chmurze
• Rozszerzona: kopia w chmurze
• Profesjonalna: kopia w chmurze
• Biuro: kopia w chmurze

Aktualne ceny i warianty, w tym liczbę stanowisk, sprawdzisz na stronach poszczególnych produktów.