Księgowanie: KPiR i ryczałt

Rozdział 7. Otwarcie ksiąg

Pierwsze księgowanie poprzedzają dwa kroki: musisz zdefiniować rok podatkowy (razem z formą ewidencji) i założyć rejestry VAT. Na tym opiera się dalsza praca, bo od dobrze ustawionych rejestrów zależy poprawność pliku JPK_V7. (Wszystkie wersje)

7.1 Dodanie roku podatkowego

Założenie roku podatkowego (Wszystkie wersje)

1. W drzewie firmy rozwiń „Ewidencje podatkowe" i kliknij węzeł „Lata".
2. Wciśnij Insert albo wybierz „Dodaj" z menu lub paska narzędzi.
3. Podaj rok i wskaż formę ewidencji: „Podatkowa księga przychodów i rozchodów" albo „Ryczałt".
4. Przy KPiR możesz od razu wpisać zapas otwarcia i zamknięcia oraz opcję ich uwzględniania (przyda się na koniec roku). Przy ryczałcie ustaw „Domyślną stawkę ryczałtu", z której program korzysta przy automatycznym księgowaniu faktur.
5. Zdecyduj, czy numeracja dokumentów ma być roczna, czy miesięczna, i kliknij „Zapisz i zamknij".

7.2 Dodanie miesięcy

Wewnątrz roku zakładasz kolejne miesiące podatkowe. Schemat jest ten sam: zaznaczasz właściwy węzeł i wciskasz Insert. Listy dokumentów księgowych, do których wprowadza się zapisy, pojawiają się dopiero pod miesiącem.

7.3 Rejestry VAT

Rejestry VAT zakładasz w obrębie roku lub miesiąca. Każdemu rejestrowi możesz przypisać standardowe oznaczenia VAT. Program zastosuje je automatycznie w każdym dokumencie, w którym wybierzesz ten rejestr. Od starannego zdefiniowania rejestrów zależy prawidłowe rozliczenie VAT i poprawny plik JPK.

Najczęstsze błędy i pytania

• Wybrałem złą formę ewidencji. Zapisanego roku nie przestawisz na inną formę. Utwórz rok jeszcze raz, tym razem z właściwą.
• Nie mam gdzie wprowadzać dokumentów. Dodaj najpierw miesiąc wewnątrz roku. Listy dokumentów księgowych istnieją tylko pod miesiącem.
• VAT trafia do złych rubryk JPK. Przejrzyj definicje rejestrów VAT i sprawdź, do którego rejestru przypisujesz dokumenty.

Rozdział 8. Wprowadzanie dokumentów

Przechodzimy do czynności, którą w programie wykonuje się najczęściej: wprowadzania faktur i innych dokumentów do księgi. Ułatwienie jest takie, że każde księgowanie odbywa się w jednym, zawsze takim samym oknie. (Wszystkie wersje)

8.1 Okno księgowania: co gdzie wpisać

Dokumenty dodajesz w gałęzi „Dokumenty księgowe" wewnątrz miesiąca. Pola okna księgowania są pogrupowane tematycznie:

• Nagłówek: data dokumentu, typ dokumentu i decyzja, czy dokument ma wejść do rejestru VAT.
• Kontrahent: wybierasz go z bazy firm, a dane możesz pobrać z REGON (zob. 8.2).
• Numer i opis: numer dokumentu rozbity na cztery pola, przy czym stała część numeru zapamiętywana jest osobno dla każdego kontrahenta.
• VAT: data VAT (data obowiązku podatkowego), rejestr VAT, opcjonalny drugi rejestr dla nabyć rozliczanych przez nabywcę oraz kwoty VAT rozbite na stawki.
• Kolumny KPiR: kwoty trafiające do właściwych kolumn księgi. Przy ryczałcie zamiast kolumn podajesz stawkę ryczałtu i przychód.

Zaksięgowanie dokumentu (Wszystkie wersje)

1. Pod miesiącem zaznacz „Dokumenty księgowe" i wciśnij Insert (albo +).
2. Podaj datę, wybierz typ dokumentu i zdecyduj, czy wchodzi do rejestru VAT.
3. Wybierz kontrahenta, wpisz numer i opis.
4. W sekcji VAT ustaw datę VAT i rejestr, potem rozpisz kwoty na stawki.
5. Wypełnij kolumny KPiR (albo stawkę ryczałtu i przychód) i zapisz.

8.2 Pobieranie danych kontrahenta z REGON

Danych kontrahenta nie musisz przepisywać. Wystarczy numer NIP, a program pobierze resztę z rejestru REGON: uzupełni nazwę i adres. Kontrahent zostanie zapamiętany i posłuży przy następnych dokumentach.

8.3 Weryfikacja na białej liście VAT

Status kontrahentów sprawdzisz na białej liście podatników VAT. Weryfikacja obejmuje zarówno zaksięgowane dokumenty, jak i pliki JPK_VAT. Jej wyniki program zapisuje w bazie, w gałęzi Pozostałe zbiory → Weryfikacje VAT.

8.4 Najczęstsze schematy księgowań

Program radzi sobie ze wszystkimi typowymi sytuacjami. Poniżej ich przegląd; dla każdej pomoc zawiera szczegółowy przykład krok po kroku. Podstawa jest zawsze taka sama (okno opisane w 8.1), zmienia się tylko dobór typu dokumentu, rejestru i kolumn.

• Sprzedaż krajowa: dostawa towarów i usług na terytorium kraju, czyli podstawowe księgowanie przychodu z VAT należnym.
• Sprzedaż poza krajem: eksport i dostawa wewnątrzwspólnotowa (WDT), czyli sprzedaż opodatkowana poza krajem albo stawką 0%.
• Nabycia krajowe: zakup towarów, materiałów i pozostałych wydatków z odliczeniem VAT.
• Nabycie środka trwałego: zakup składnika majątku rozliczanego w czasie przez amortyzację (zob. 9.1).
• Samochód: 50% VAT: paliwo i inne wydatki, przy których odliczasz 50% VAT i część kosztu.
• WNT i import: nabycie wewnątrzwspólnotowe towarów oraz import towarów i usług, rozliczane przez nabywcę.
• Faktury zaliczkowe: zaliczka i faktura końcowa, po stronie sprzedaży i zakupu.
• VAT RR: nabycie od rolnika ryczałtowego (faktura VAT RR).
• Faktury FP: faktury wystawione do paragonu, w JPK_V7 oznaczane „FP".
• Metoda kasowa: księgowanie VAT metodą kasową, z rozliczeniem w dacie zapłaty.
• Ulga na złe długi: korekta VAT należnego u wierzyciela i naliczonego u dłużnika.
• Korekty: korekty nabyć i dostaw oraz korekta VAT przy częściowym odliczeniu.

8.5 Import dokumentów księgowych

Ręczne wpisywanie ma alternatywę: dokumenty możesz zaimportować. Obsługiwane formaty to CDN Optima XML oraz własny format eksportu i importu TaxMachine, wygodny przy przenoszeniu księgowań między bazami.

Najczęstsze błędy i pytania

• W oknie księgowania nie ma pól VAT. Firma jest najpewniej oznaczona jako zwolniona z VAT. Zajrzyj do jej opcji podatkowych (Część II, punkt 5.2).
• Kwota trafia do złej rubryki JPK / złej kolumny KPiR. Zweryfikuj wybrany rejestr VAT, typ dokumentu i kolumnę KPiR. Te trzy ustawienia decydują o ujęciu kwoty.
• Faktura nie wchodzi do właściwego okresu VAT. Sprawdź datę VAT (datę obowiązku podatkowego), bo bywa inna niż data wystawienia.

Rozdział 9. Ewidencje dodatkowe

Sama księga to nie wszystko, firma prowadzi też kilka ewidencji pomocniczych. Ten rozdział omawia: środki trwałe, wyposażenie, przebieg pojazdów, IP BOX, remanenty, zmianę formy opodatkowania oraz PIT kasowy.

9.1 Środki trwałe i amortyzacja

Ewidencję środków trwałych prowadzisz na aktywnych formularzach „Ewidencja środków trwałych" i „Wykaz środków trwałych". Każdy rok podatkowy ma własny formularz, a kolejne pozycje dokładasz jako załączniki (kolejne strony). Nowy rok najwygodniej założyć tak: zapisujesz formularz „jako nowy", zmieniasz rok, po czym dla pozycji, które nie są jeszcze w pełni umorzone, przepisujesz kwoty bilansu zamknięcia (BZ) amortyzacji do pól bilansu otwarcia (BO).

9.2 Ewidencja wyposażenia

Obok środków trwałych program prowadzi ewidencję wyposażenia. Chodzi o składniki majątku, które środkami trwałymi nie są, ale podlegają ewidencjonowaniu. Pozycje dodajesz i poprawiasz standardowym schematem programu.

9.3 Ewidencja przebiegu pojazdów (Rozszerzona+)

Jeżeli ta ewidencja jest Ci potrzebna, np. dla wcześniejszych lat albo do celów VAT, włącz ją w ustawieniach programu. Składają się na nią trzy elementy: lista stawek przebiegu, lista pojazdów oraz przebiegi wpisywane pod miesiącem. Kwotę z raportu ewidencji przebiegu księgujesz ręcznie w kolumnie „Pozostałe wydatki". Do księgi sama nie trafi.

9.4 Ewidencja IP BOX

Obsługa IP BOX w programie sprowadza się do trzech czynności: definiujesz projekty IP, oznaczasz sprzedaż z tytułu IP w fakturach sprzedaży i księgujesz koszty powiązane z danym prawem. Z tych danych program buduje wymaganą ewidencję IP BOX.

9.5 Remanenty (spisy z natury)

Wartości spisów (dla KPiR) wpisujesz w oknie edycji roku podatkowego. Po zamknięciu roku podajesz kwoty remanentów i zaznaczasz opcję ich uwzględniania przy wyliczaniu dochodu. Możesz też sporządzić remanent w trakcie roku; program uwzględni go od daty sporządzenia. Reguła jest prosta: zapas otwarcia powiększa koszty, a zapas zamknięcia je pomniejsza. Remanenty widać w raporcie „Podsumowanie kolumn KPiR".

9.6 Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku

Postępowanie zależy od tego, co dokładnie się zmienia:

• W obrębie zasad ogólnych (skala ↔ podatek liniowy), gdy dalej prowadzisz KPiR: przy wyliczaniu zaliczek wskazujesz po prostu nową formę, ewentualnie z przeliczeniem wcześniejszych zaliczek.
• Między różnymi ewidencjami (np. ryczałt ↔ KPiR): musisz założyć tę samą firmę jeszcze raz. Nadaj jej inną nazwę własną, żeby się nie pomyliła z pierwotną, i dodaj udział do tej nowej firmy pod istniejącym właścicielem. Od miesiąca zmiany księgujesz w nowym podmiocie, a zaliczki nadal liczysz pod tym samym właścicielem.

9.7 PIT kasowy

Rozliczanie w trybie PIT kasowego (Wszystkie wersje)

1. W oknie edycji roku zaznacz pole „PIT kasowy". Osobne zaznaczenie włącza ten tryb także dla kosztów.
2. Zaksięguj fakturę sprzedaży z kwotą 0 w kolumnie przychodu. Przychód powstanie dopiero z płatności. Przy ryczałcie wpisujesz samą stawkę, bez kwoty.
3. W gałęzi Ewidencje księgowe → Płatności dodaj płatność (data, typ, kontrahent, kwota) i przypisz do niej faktury, których dotyczy.
4. Z menu „Narzędzia" uruchom opcję księgowania płatności PIT kasowego. Przychód wejdzie do księgi z datą i kwotą płatności.

Najczęstsze błędy i pytania

• Po włączeniu remanentów zmieniły się dochody we wcześniejszych miesiącach. Tak ma być: opcja wpływa na raport „Podsumowanie kolumn KPiR". Raporty w wersji sprzed zmiany sporządź przed jej włączeniem.
• Przebieg pojazdu nie zmniejsza dochodu. Kwoty z ewidencji przebiegu nie księgują się same. Wprowadź je ręcznie w kolumnie „Pozostałe wydatki".
• Zmieniłem ryczałt na KPiR i nie wiem, gdzie księgować. Załóż tę samą firmę ponownie i dodaj jej udział pod istniejącym właścicielem. Od miesiąca zmiany księgujesz w nowym podmiocie (punkt 9.6).