Faktury i KSeF

Rozdział 10. Wystawianie faktur

Fakturowanie opiera się w programie na kilku współpracujących kartotekach: jednostkach miary, formach i terminach płatności, kontrahentach, produktach (czyli towarach i usługach), fakturach, a także płatnościach i dokumentach magazynowych. Dobrze jest wypełnić listy produktów i kontrahentów przed wystawieniem pierwszej faktury. (Wszystkie wersje)

10.1 Słowniki: jednostki miary i formy płatności

Oba słowniki pełnią rolę pomocniczą. Wpisujesz do nich jednostki miary (szt., godz., kg itp.) oraz formy i terminy płatności (choćby przelew 14 dni albo gotówkę), a program podpowiada je potem przy wystawianiu faktur. Wystarczy zrobić to jednorazowo, zwykłym mechanizmem dodawania (klawisz Insert).

10.2 Produkty: towary i usługi

Na liście towarów i usług znajduje się wszystko, co może trafić na fakturę lub dokument magazynowy. Nowy produkt dodasz bezpośrednio na tej liście albo „w locie", w trakcie wystawiania dokumentu. Oprócz podstawowych danych każdemu produktowi możesz przypisać:

• stawkę ryczałtu, z której korzysta automatyczne księgowanie faktur,
• precyzję, czyli liczbę miejsc po przecinku przy liczeniu cen jednostkowych,
• informację, czy to usługa: do usług nie tworzy się dokumentów magazynowych, a w ryczałcie obowiązuje dla nich inna domyślna stawka księgowania,
• wymóg podzielonej płatności (MPP) dla konkretnego towaru.

Na karcie towaru zobaczysz również bieżący stan magazynowy wraz z wyceną (według ceny zakupu albo kosztu wytworzenia). Program wylicza te wartości z dokumentów magazynowych.

10.3 Kontrahenci

Każda firma przechowuje swoich kontrahentów pod własnym węzłem „Kontrahenci". Nowego kontrahenta założysz też prosto z faktury, dokumentu płatniczego albo magazynowego, bo okno wyboru kontrahenta ma wbudowaną opcję tworzenia nowego wpisu. Po podaniu numeru NIP dane firmy ściągniesz z bazy REGON.

10.4 Wystawienie faktury

Wystawienie faktury sprzedaży (Wszystkie wersje)

1. Rozwiń w drzewie „Sprzedaż / Faktury" i wciśnij Insert.
2. Wybierz kontrahenta. Gdy nie ma go jeszcze na liście, wpisz NIP i kliknij przycisk z kropkami przy polu NIP albo „Pobierz z REGON"; nowy kontrahent zostanie od razu zapisany na liście.
3. Wprowadź pozycje faktury, wskazując produkty z listy (produkt możesz też założyć „w locie").
4. Jeżeli trzeba, na zakładce dokumentu płatniczego zarejestruj płatność, na przykład przelew na pełną kwotę faktury. Do faktury możesz również utworzyć dokument magazynowy WZ.
5. Zapisz fakturę.

10.5 Faktury pochodne: korekty, zaliczki, duplikaty

Dokumenty powiązane z istniejącą fakturą tworzysz w oknie jej edycji, na zakładce „Faktury pochodne":

• Korekta: służy do tego przycisk „Wystaw korektę"; razem z korektą możesz od razu zarejestrować przelew zwrotny.
• Zaliczkowa i końcowa: przycisk „Wystaw fakturę zaliczkową". Zaliczka obejmuje całość albo część kwoty (przy częściowej dodajesz później płatność do faktury końcowej). Jedno zamówienie może mieć wiele faktur zaliczkowych.
• Duplikat: kolejny wydruk już istniejącej faktury, przydatny na przykład wtedy, gdy oryginał zaginął.

10.6 Faktury szczególne i oznaczenia

• Faktura marża: wystawisz ją, ustawiając w pozycjach stawkę „VAT marża".
• Eksportowe i unijne: faktury dla odbiorców zagranicznych, w tym z UE, z odpowiednim ujęciem VAT (na przykład 0% albo „nie podlega").
• MPP (podzielona płatność): oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności; na karcie produktu możesz je wymusić dla wybranych towarów.
• Oznaczenia VAT: kody wymagane w JPK (na przykład GTU czy procedury), przypisywane do dokumentów i faktur.

10.7 Księgowanie faktur, rejestr sprzedaży i JPK_FA

Ręczne przepisywanie faktur do księgi jest zbędne, bo program księguje je automatycznie. W ryczałcie stawka podatku pochodzi z pozycji faktury, a do pozycji trafia z karty produktu, gdzie możesz ją ustawić.

Lista faktur pozwala dodatkowo wygenerować rejestr sprzedaży (zestawienie wystawionych faktur) oraz, gdy zajdzie potrzeba, plik JPK_FA.

10.8 Wygląd faktury i ustawienia

Faktury dopasujesz do siebie na kilka sposobów: wstawisz logo, zbudujesz własne wzory wydruku, włączysz oznaczanie faktur jako „opłacone". Dalsze opcje fakturowania, w tym automatyczną numerację i płatności, znajdziesz w oknie edycji firmy (zobacz też Część II, punkt 5.3).

Najczęstsze błędy i pytania

• Nie mogę wystawić dokumentu magazynowego do pozycji. Ta pozycja to najpewniej usługa, a do usług dokumentów magazynowych się nie tworzy.
• Gdzie wystawić korektę albo fakturę końcową? W oknie faktury, na zakładce „Faktury pochodne". Znajdziesz tam przyciski „Wystaw korektę" i „Wystaw fakturę zaliczkową".
• Ryczałt księguje złą stawkę. Zajrzyj do stawki ryczałtu w pozycji faktury oraz na karcie produktu, bo to z niej stawka jest przenoszona.

Rozdział 11. KSeF 2.0

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system rządowy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur). TaxMachine potrafi wysyłać do niego faktury, pobierać e-faktury od kontrahentów i księgować je automatycznie. (Wszystkie wersje)

11.1 Certyfikaty i tokeny dostępowe

Żeby program logował się do KSeF w imieniu firmy, wprowadź certyfikat (albo token) w oknie edycji firmy, na zakładce „KSeF 2.0". Certyfikat wygenerujesz w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów: środowisko produkcyjne działa pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl/web, a przedprodukcyjne (demo) pod ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web.

Wczytanie certyfikatu KSeF (Wszystkie wersje)

1. Wejdź do okna edycji firmy i otwórz zakładkę „KSeF 2.0".
2. Wczytaj klucz publiczny (.crt) oraz prywatny (.key); program scali je w jeden certyfikat PEM.
3. Przy kluczu prywatnym wpisz hasło ustalone podczas generowania certyfikatu. Złe hasło skończy się błędem OpenSSL.
4. Kliknij przycisk testu: program spróbuje otworzyć sesję KSeF. Zawartość certyfikatu sprawdzisz przez „Pokaż informacje o certyfikacie".

11.2 Wysyłanie e-faktur

Fakturę przekażesz do KSeF na dwa sposoby: pojedynczo z jej okna albo zbiorczo z listy faktur.

Wysyłka e-faktur do KSeF (Wszystkie wersje)

1. Pojedynczo: otwórz fakturę, przejdź na zakładkę „eFaktura" i kliknij „Wyślij". Zobaczysz status przetwarzania, na przykład 150, który oznacza dokument w trakcie obróbki.
2. Kliknij „Poświadczenie odbioru", żeby ściągnąć UPO. Status 200 potwierdza przyjęcie faktury i nadanie numeru KSeF.
3. Hurtem: na liście faktur zaznacz zakres (pierwsza i ostatnia pozycja z wciśniętym Shift), potem wybierz „Wyślij faktury" dla sesji online albo „Wyślij faktury wsadowo".
4. Zaległe potwierdzenia uzupełnisz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".

11.3 Pobieranie e-faktur

E-faktury od kontrahentów znajdziesz pod węzłem „e-Faktury". Ściągasz je przyciskiem „Pobierz dla podmiotu" (tylko bieżąca firma) albo „Pobierz wszystko" (wszystkie firmy w programie). Program otworzy okno klienta KSeF i od razu sprawdzi, czy pojawiły się nowe faktury. Import zawsze przebiega wsadowo, czyli całymi paczkami.

Jeśli potrzebujesz jeszcze raz ściągnąć faktury sprzed ostatniego importu, zresetuj w programie zapamiętaną „ostatnią datę pobierania".

11.4 Księgowanie pobranych e-faktur

E-faktury księgują się automatycznie. Po imporcie program sam próbuje dobrać sposób księgowania. Ten mechanizm nazywa się rozpoznaniem: startuje automatycznie po pobraniu, ale możesz go też uruchomić ręcznie dla wybranych albo wszystkich nierozpoznanych faktur.

Gdy rozpoznanie się zakończy, w oknie edycji e-faktury sprawdzisz i skorygujesz księgowanie: daty, okresy, sposób ujęcia w KPiR, stawki ryczałtu. Samo księgowanie wywołujesz opcją „Księguj e-faktury" z menu „Narzędzia" (wstążka „Dokumenty księgowe").

11.5 Nadawanie uprawnień (biuro rachunkowe) (Biuro)

Żeby biuro obsługiwało e-faktury klienta jednym certyfikatem, klient musi nadać mu uprawnienia w Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl/web). Klient loguje się (na przykład profilem zaufanym), wskazuje NIP swojej firmy, a w module uprawnień klika „Nadaj uprawnienia". Wybiera rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur", wpisuje NIP biura, zaznacza „przeglądanie faktur" oraz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" i zatwierdza. Czy uprawnienie już działa, sprawdzi w „Zarządzaj uprawnieniami".

11.6 Oznaczenia BFK, OFF i DI w JPK_V7(3)

Nowa struktura JPK_V7(3) wprowadziła oznaczenia powiązane z KSeF: BFK, OFF i DI, a także numer KSeF. Program wypełnia je na podstawie pól w oknie edycji dokumentu księgowego. Dwie zasady mają największe znaczenie:

• numer KSeF wpisany w odpowiednim polu musi liczyć dokładnie 35 znaków;
• znacznik BFK trafia do pliku przy dokumencie typu „Faktura VAT", gdy nie podano numeru KSeF, co oznacza fakturę wystawioną poza systemem.

Najczęstsze błędy i pytania

• Przy wczytywaniu certyfikatu dostaję błąd OpenSSL. Zwykle winne jest błędne hasło do klucza prywatnego. Podaj hasło z momentu generowania certyfikatu; gdy go nie znasz, anuluj certyfikat i wygeneruj nowy (limit to 6 na miesiąc).
• Certyfikat „nie działa" w wersji demo. Certyfikat i token są ważne tylko w systemie, w którym powstały. Do testów wygeneruj certyfikat w Aplikacji Podatnika DEMO.
• Wysyłka hurtowa „nie wyrabia". Sesja online ma limity 30 faktur na minutę i 180 na godzinę. Przy większej liczbie dokumentów wybierz wysyłkę wsadową.
• Nie widzę nowych e-faktur po pobraniu. Przejrzyj zakładkę „Logi" w kliencie KSeF, a w razie potrzeby zresetuj „ostatnią datę pobierania" i pobierz jeszcze raz.