KSeF i e-faktury

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej (e-faktur). Od 2026 r. korzystanie z niej jest dla firm obowiązkowe. TaxMachine potrafi wysyłać faktury do KSeF, pobierać e-faktury od kontrahentów i księgować je automatycznie, a te funkcje znajdziesz we wszystkich wersjach programu.

Więcej w instrukcji: KSeF 2.0 obowiązkowy w 2026 · Podręcznik, cz. IV: KSeF 2.0

Przedsiębiorcy, których sprzedaż (razem z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, wchodzą w obowiązek 1 lutego 2026 r. Pozostałe firmy, także małe i JDG, dołączają 1 kwietnia 2026 r. Jest jednak haczyk: już od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik musi być przygotowany na ODBIERANIE faktur przez KSeF, bo więksi kontrahenci mogą wysyłać je właśnie tą drogą. Bieżące zasady sprawdzaj na ksef.podatki.gov.pl.

Więcej w instrukcji: KSeF 2.0: obowiązkowe terminy 2026

Przygotowanie zamyka się w pięciu krokach. Najpierw ustal, od kiedy obowiązek obejmuje Twoją firmę. Potem zdobądź uprawnienia oraz certyfikat (albo token) dostępu do KSeF. Następnie skonfiguruj KSeF w programie i przetestuj połączenie. Czwarty krok to wystawienie próbnej e-faktury i pobranie numeru KSeF. Na koniec włącz automatyczne księgowanie, dzięki któremu e-faktury od razu trafią do rejestrów VAT.

Więcej w instrukcji: KSeF 2026: jak przygotować firmę krok po kroku

Certyfikat wystawiasz sobie sam w Aplikacji Podatnika Ministerstwa Finansów (ap.ksef.mf.gov.pl). Logujesz się, np. Profilem Zaufanym, wchodzisz w menu „Certyfikaty" i klikasz „Wnioskuj o certyfikat". Nadajesz nazwę oraz hasło (od 15 do 32 znaków, w tym wielka i mała litera, cyfra i znak specjalny, bez polskich liter) i wybierasz „Generuj". Klucz prywatny (.key) pobierze się sam w tle. Potem wysyłasz i podpisujesz wniosek, a na końcu pobierasz certyfikat (.crt). Całą procedurę opisuje nasza instrukcja w 15 ponumerowanych krokach.

Więcej w instrukcji: Instrukcja: certyfikat uwierzytelniający KSeF

W oknie edycji firmy przejdź na zakładkę „KSeF 2.0". Najpierw wczytaj klucz publiczny (plik .crt), potem klucz prywatny (plik .key); program scali je w jeden certyfikat PEM. Podaj hasło ustalone przy generowaniu (złe hasło skończy się błędem OpenSSL). Na końcu kliknij „Sprawdź poprawność certyfikatu" (program otworzy testową sesję KSeF), a potem „Zapisz i zamknij".

Więcej w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF: kroki 11–15 · Podręcznik, cz. IV: Certyfikaty i tokeny

Pojedynczą fakturę wysyłasz z jej okna: na zakładce „eFaktura" klikasz „Wyślij". Program pokaże status przetwarzania (150 oznacza, że trwa), a przyciskiem „Poświadczenie odbioru" pobierzesz UPO. Status 200 to znak, że faktura została przyjęta i dostała numer KSeF. Większą partię wysyłasz z listy faktur: zaznacz zakres z klawiszem Shift i wybierz „Wyślij faktury" (sesja online) albo „Wyślij faktury wsadowo". Brakujące potwierdzenia uzupełnisz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Wysyłanie e-faktur

Sesja online daje numer KSeF prawie od ręki, ale ma limity: najwyżej 30 faktur na minutę i 180 na godzinę. Wysyłka wsadowa takich ograniczeń nie ma, więc przy dużej liczbie faktur sprawdza się lepiej. Jej minusem jest dłuższe oczekiwanie na numer KSeF.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Online czy wsadowo

W węźle „e-Faktury" masz dwa przyciski: „Pobierz dla podmiotu" ściąga faktury bieżącej firmy, a „Pobierz wszystko" obsługuje wszystkie firmy prowadzone w programie. Otworzy się okno klienta KSeF i sprawdzi, czy pojawiły się nowe dokumenty. Import działa wsadowo: program pobiera całe paczki faktur wystawionych na Twój NIP.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Pobieranie e-faktur

Tak, ten proces jest zautomatyzowany. Po imporcie program próbuje samodzielnie ustalić sposób księgowania (rozpoznanie możesz też uruchomić ręcznie). W oknie edycji e-faktury sprawdzisz i poprawisz daty, okresy, ujęcie w KPiR albo stawki ryczałtu. Samo księgowanie uruchamia opcja „Księguj e-faktury" w menu „Narzędzia" na wstążce „Dokumenty księgowe".

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Księgowanie pobranych e-faktur

To identyfikator o długości 35 znaków, który system nadaje e-fakturze na dowód, że trafiła do KSeF. Po przyjęciu dokumentu (status 200) zobaczysz go na zakładce „eFaktura" w oknie faktury. Jeśli wpisujesz numer KSeF ręcznie do dokumentów księgowych, przenoś go bardzo dokładnie: musi liczyć równo 35 znaków, inaczej oznaczenia w JPK mogą wyjść błędne.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: KSeF 2.0 (pojęcia) · Podręcznik, cz. IV: Oznaczenia BFK, OFF i DI

Status znajdziesz na zakładce „eFaktura" w oknie faktury oraz na liście faktur. 150 znaczy, że system jeszcze przetwarza dokument, a 200, że faktura została przyjęta i ma nadany numer KSeF. Dopóki faktura nie ma numeru KSeF, nie została jeszcze przyjęta. Brakujące poświadczenia (UPO) ściągniesz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia".

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Wysyłanie e-faktur · KSeF 2.0: najczęstsze problemy

Zacznij od treści komunikatu o błędzie. Zwykle chodzi o brak wymaganego pola, niepasujące oznaczenie albo kłopot z uprawnieniami czy ważnością certyfikatu lub tokenu. Gdy szwankuje pobieranie, zajrzyj na zakładkę „Logi" w oknie klienta KSeF. Możesz też wyzerować zapamiętaną „ostatnią datę pobierania" i spróbować pobrać faktury jeszcze raz.

Więcej w instrukcji: KSeF 2.0: najczęstsze problemy · Podręcznik, cz. IV: Najczęstsze błędy i pytania

Tak, przepisy przewidują tryb awaryjny „offline24" na czas niedostępności systemu. Do pracy w tym trybie potrzebujesz drugiego certyfikatu. Generujesz go w Aplikacji Podatnika identycznie jak zwykły, tylko z przeznaczeniem „Podpis linku do weryfikacji wystawcy".

Więcej w instrukcji: KSeF 2026: przepisy przejściowe · Instrukcja: certyfikat KSeF: o czym pamiętać

Korektę tworzysz normalnie, z zakładki „Faktury pochodne" przy fakturze pierwotnej. Potem wysyłasz ją do KSeF jak każdy inny dokument: zakładka „eFaktura", przycisk „Wyślij". Po przyjęciu korekta dostaje swój własny numer KSeF.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Faktury pochodne · Podręcznik, cz. IV: Wysyłanie e-faktur

Zasadniczo nie. Faktury konsumenckie (B2C) nie podlegają obowiązkowi KSeF. Poza systemem zostają też faktury dokumentowane paragonem z kasy fiskalnej oraz same paragony.

Więcej w instrukcji: KSeF 2.0: co jest wyłączone

Do końca 2026 r. podatnik, u którego miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł, może nadal wystawiać faktury poza KSeF, papierowo albo elektronicznie. Okres przejściowy dopuszcza też paragony z NIP do 450 zł, a obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach został odroczony.

Więcej w instrukcji: KSeF 2.0: obowiązkowe terminy 2026 · KSeF 2026: przepisy przejściowe

Do końca 2026 r. możesz korzystać z tokenów; to prostsza droga, bo wystarczy wkleić token w pole „Token" na zakładce KSeF 2.0. Od 2027 r. tokeny przestaną jednak działać i zostaną same certyfikaty, więc rozsądniej wdrożyć je od razu. Jedno zastrzeżenie: token działa wyłącznie u podmiotu, który go wygenerował, dlatego biuro rachunkowe nie zaloguje się tokenem na konto swojego klienta.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Certyfikat czy token

Nie, to dwa osobne mechanizmy, choć łatwo je pomylić. Podpis kwalifikowany (albo dane autoryzacyjne) służy do wysyłania e-Deklaracji i plików JPK. Certyfikaty i tokeny KSeF to zupełnie inne dane uwierzytelniające: nimi program loguje się do systemu e-faktur w imieniu Twojej firmy.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. I: dwa różne uwierzytelnienia

Certyfikat zachowuje ważność najwyżej 2 lata. Odnowienie zaplanuj z wyprzedzeniem: po prostu przechodzisz jeszcze raz procedurę generowania w Aplikacji Podatnika. Dwa ograniczenia: w ciągu miesiąca wygenerujesz maksymalnie 6 certyfikatów, a zgubionego klucza prywatnego (.key) nie da się odzyskać, wtedy zostaje tylko wygenerowanie nowego certyfikatu.

Więcej w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF: o czym pamiętać · Podręcznik, cz. IV: Certyfikaty i tokeny

Robisz to w Aplikacji Podatnika (ap.ksef.mf.gov.pl). Po zalogowaniu i wskazaniu NIP firmy wchodzisz do modułu uprawnień i klikasz „Nadaj uprawnienia". Wybierasz rodzaj „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur", wpisujesz NIP biura, zaznaczasz „przeglądanie faktur" oraz „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" i zatwierdzasz. Czy uprawnienie już działa, sprawdzisz w „Zarządzaj uprawnieniami".

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Nadawanie uprawnień

Spółka zaczyna od złożenia w urzędzie skarbowym upoważnienia ZAW-FA dla jednej wskazanej osoby fizycznej. Ta osoba loguje się do Aplikacji Podatnika i dopiero ona nadaje uprawnienia kolejnym osobom. Wyjątkiem są spółki z pieczęcią kwalifikowaną: one logują się bez ZAW-FA. Przedsiębiorcy z JDG mają dostęp od razu, np. przez Profil Zaufany.

Więcej w instrukcji: Instrukcja: certyfikat KSeF: przygotowanie · Podręcznik, cz. IV: Certyfikaty i tokeny

Nie. Pełna obsługa KSeF 2.0, czyli wystawianie, wysyłka i pobieranie e-faktur, działa w każdej wersji programu, także w Standard. Wystarczy zwykła licencja z ważnymi aktualizacjami.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: KSeF 2.0 · KSeF 2.0: terminy (TaxMachine)

Otwórz fakturę, przejdź na zakładkę „eFaktura" i kliknij „Poświadczenie odbioru"; w ten sposób pobierzesz UPO. Status 200 potwierdza, że faktura została przyjęta i dostała numer KSeF. Po wysyłce hurtowej brakujące poświadczenia uzupełnisz przyciskiem „Pobierz potwierdzenia" na liście faktur.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Wysyłanie e-faktur

Certyfikaty i tokeny są przypisane do środowiska, w którym powstały. Produkcyjny nie zadziała w wersji demo, a testowy nie zadziała na produkcji. Do testów wygeneruj więc osobny certyfikat w Aplikacji Podatnika DEMO (ap-demo.ksef.mf.gov.pl), a do normalnej pracy używaj wersji produkcyjnej (ap.ksef.mf.gov.pl).

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Certyfikaty i tokeny

To znaczniki powiązane z KSeF. Program wykazuje je w JPK_V7(3) na podstawie pól wypełnionych w oknie edycji dokumentu księgowego. Dwie zasady są najważniejsze: numer KSeF musi mieć dokładnie 35 znaków, a znacznik BFK pojawia się przy dokumencie typu „Faktura VAT" wtedy, gdy numeru KSeF nie podano (czyli faktura nie przeszła przez system).

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Oznaczenia BFK, OFF i DI w JPK_V7(3)

Prawie zawsze winne jest błędne hasło do klucza prywatnego. Wpisz hasło nadane przy generowaniu certyfikatu w Aplikacji Podatnika. Jeśli go nie pamiętasz, anuluj poprzedni certyfikat i wygeneruj nowy; miej tylko na uwadze limit 6 certyfikatów na miesiąc.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. IV: Najczęstsze błędy i pytania · Instrukcja: certyfikat KSeF