Pytania i odpowiedzi
e-Deklaracje, podpis i UPO
Podpisywanie deklaracji, wysyłka elektroniczna i pobieranie UPO. W tej kategorii: 13 pytań.
W jaki sposób przesłać deklarację do urzędu drogą elektroniczną?
Otwórz gotową, wyliczoną deklarację i kliknij przycisk „e-Deklaracje". Zobaczysz okno wysyłki, identyczne jak przy plikach JPK. Wskaż sposób podpisu, potwierdź wysłanie, obserwuj status, a po przyjęciu dokumentu pobierz UPO.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: Jak wysłać deklarację · e-Deklaracje i UPO
Czym podpisać e-deklarację: certyfikatem czy danymi autoryzacyjnymi?
Masz dwie możliwości: kwalifikowany podpis elektroniczny (akceptowany dla każdego podmiotu, także dla spółek) albo dane autoryzacyjne, czyli kwotę przychodu sprzed dwóch lat (opcja tylko dla osób fizycznych). Pamiętaj, że e-Deklaracji NIE podpiszesz Profilem Zaufanym; nim podpisuje się wyłącznie pliki JPK.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: Metody podpisu · Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne
Jak wygląda podpisywanie wysyłki certyfikatem kwalifikowanym?
W oknie wysyłki ustaw metodę „podpis kwalifikowany", wybierz swój certyfikat i wpisz PIN. Certyfikat musi znajdować się w magazynie certyfikatów osobistych Windows („MY"); zazwyczaj rejestruje go tam automatycznie oprogramowanie od dostawcy podpisu. Gdy program go nie znajduje, sprawdź sterowniki, podłączenie karty lub tokena oraz to, czy certyfikat rzeczywiście trafił do magazynu.
Więcej w instrukcji: Podpis kwalifikowany: konfiguracja · Podręcznik, cz. V: Metody podpisu
Co muszę podać przy wysyłce danymi autoryzacyjnymi?
W oknie wysyłki przełącz się na metodę „dane autoryzacyjne" i podaj: NIP albo PESEL, imię, nazwisko, datę urodzenia oraz kwotę przychodu z zeznania za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok wysyłki. Jeżeli Twoje roczne zeznanie jest w bazie programu, przychód wstawi się sam. Kwota musi być identyczna z tą z zeznania.
Więcej w instrukcji: Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne · Podręcznik, cz. V: Wysyłka pliku JPK
Czym właściwie jest UPO i dlaczego trzeba je zachować?
UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, to elektroniczne potwierdzenie, że system Ministerstwa Finansów przyjął Twój dokument. Pełni rolę dowodu złożenia deklaracji lub pliku JPK. Po przyjęciu dokumentu pobierz UPO i przechowuj je (możesz też wydrukować); w razie wątpliwości to Twój dowód.
Więcej w instrukcji: e-Deklaracje i UPO
W jaki sposób pobrać UPO po wysyłce?
Poczekaj, aż dokument dostanie status przyjęcia (200), a potem użyj opcji „Pobierz UPO" / „Poświadczenie odbioru". Podgląd UPO znajdziesz w oknie dokumentu. Przy danych autoryzacyjnych potwierdzenie pojawia się często od razu, natomiast przy podpisie kwalifikowanym przetwarzanie potrafi zająć nawet kilka godzin.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: UPO i statusy · e-Deklaracje i UPO: pobieranie UPO
Jak rozumieć statusy wysyłanych dokumentów?
Każdy dokument przechodzi drogę od „w trakcie przetwarzania" do „przyjęto" albo „błąd". Najważniejsze kody: 120 to trwająca weryfikacja, 200 to dokument przyjęty (możesz pobrać UPO), 401 oznacza niezgodność ze schematem, 407 i 411 to duplikat, 419 to błędne dane autoryzujące, a 420 to brak pełnomocnictwa UPL-1.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: Kody statusu wysyłki · e-Deklaracje i UPO: statusy
Z jakich powodów wysyłka jest najczęściej odrzucana?
Dwa powody zdarzają się najczęściej. Pierwszy: brak pełnomocnictwa UPL-1, gdy dokument podpisuje certyfikatem ktoś inny niż podatnik (status 420). Drugi: błędne dane autoryzujące, zwykle kwota przychodu niezgodna z zeznaniem (status 419). Przy plikach JPK dochodzi jeszcze niezgodność ze schematem (401); tu pomaga sprawdzenie pliku przed wysyłką.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: UPO i statusy
W jakiej sytuacji potrzebne jest pełnomocnictwo UPL-1?
Wtedy, gdy dokument podpisuje certyfikatem ktoś inny niż sam podatnik, np. biuro rachunkowe albo wspólnik działający w imieniu spółki. Podatnik składa wcześniej pełnomocnictwo UPL-1 dla osoby podpisującej. Bez tego dokument wróci ze statusem 420.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: Ważne: pełnomocnictwo UPL-1
Gdzie znajdę historię wysłanych dokumentów i pobrane UPO?
Status wysyłki i UPO sprawdzisz w oknie każdego wysłanego dokumentu. Oprócz tego program prowadzi archiwum dokumentów, w którym zbiera utworzone wcześniej pisma i wydruki, więc masz stały dostęp do historii rozliczeń.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. V: UPO i statusy · Interfejs: archiwum i raporty
UPO nie chce się pobrać. Gdzie szukać przyczyny?
Najpierw zerknij na status: UPO pobierzesz dopiero po przyjęciu dokumentu (status 200). Przy podpisie kwalifikowanym przetwarzanie może trwać nawet kilka godzin, więc odczekaj i ponów próbę. Jeżeli dokument odrzucono, odczytaj kod błędu i usuń jego przyczynę, np. popraw kwotę przychodu albo złóż pełnomocnictwo UPL-1.
Więcej w instrukcji: e-Deklaracje i UPO: najczęstsze problemy · Podręcznik, cz. V: Wysyłka JPK i pobranie UPO
Czy da się wysłać wiele deklaracji naraz?
Tak. Gdy dokumentów jest dużo, co zdarza się głównie w biurach rachunkowych, możesz wysyłać deklaracje zbiorczo i hurtowo pobierać UPO, bez obsługiwania każdej z osobna. Masową wysyłkę plików JPK dla wielu podmiotów program oferuje od wersji Profesjonalnej.
Więcej w instrukcji: e-Deklaracje i UPO: wysyłka masowa · Porównanie wersji programu
Program nie widzi certyfikatu podpisu albo certyfikat wygasł. Jak to naprawić?
Program szuka podpisu w magazynie certyfikatów osobistych Windows („MY"). Nowy albo odnowiony certyfikat instalujesz oprogramowaniem dostawcy podpisu; ono zwykle samo dopisuje go do magazynu. Przy błędach podpisu sprawdź certyfikat, PIN (kilka pomyłek z rzędu może zablokować kartę!) oraz oprogramowanie do podpisu. Komunikat „Zestaw kluczy nie istnieje" oznacza najczęściej niepodłączony czytnik albo niewłaściwą kartę.
Więcej w instrukcji: Podpis kwalifikowany: najczęstsze problemy · Podręcznik, cz. I: Podpis kwalifikowany