Kadry, płace i ZUS

Nowy system płacowy, czyli rozbudowane listy płac, ewidencja nieobecności, rozliczanie zleceń i dzieł oraz deklaracje ZUS, działa w wersji Profesjonalnej i w wersji dla Biur Rachunkowych. Wersje Standard i Rozszerzona pozwalają jedynie wystawić PIT-11 i PIT-4R z kwot wpisanych ręcznie. Licencję da się podnieść do wyższej wersji bez utraty danych.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Wymagana wersja · Porównanie wersji programu

Pod firmą rozwiń gałąź „Płace / Pracownicy" i wciśnij Insert. Wypełnij dane osobowe, umowę (rodzaj, stawka, wymiar) oraz właściwości rozszerzone: parametry formy zatrudnienia, ulgi podatkowe i ustawienia ZUS (kody ubezpieczeń, składki społeczne, zdrowotna, Fundusz Pracy). Od tych ustawień zależy poprawność naliczeń, więc wypełnij je dokładnie.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Dodanie pracownika · Kadry, płace i ZUS

We właściwościach pracownika dostępne są: ulga dla młodych (osoby do 26 lat), ulga na powrót (po powrocie z zagranicy), ulga 4+ (rodziny z czworgiem dzieci) i ulga dla pracujących emerytów. Zaznaczone ulgi program stosuje sam podczas naliczania wynagrodzeń.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Dodanie pracownika

Listę zakładasz klawiszem Insert pod węzłem „Płace" pod firmą, a wewnątrz listy dodajesz pozycje dla poszczególnych pracowników. Program wyliczy wynagrodzenie brutto, składki, zaliczkę PIT i kwotę netto, biorąc pod uwagę wpisane wcześniej nieobecności. Na koniec listę zatwierdzasz i drukujesz paski wypłat.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Utworzenie listy płac · Kadry, płace i ZUS: naliczanie listy

Składnik wynagrodzenia to każdy element wypłaty: płaca zasadnicza, premia, dodatek. Potrącenie to kwota odejmowana od wypłaty, np. zaliczka albo zajęcie komornicze. Jedne i drugie definiujesz w oknie edycji listy płac, na zakładce „Składniki płacowe", ustalając, czy podlegają podatkowi i składkom oraz czy wchodzą do wyliczeń urlopu, nadgodzin i chorobowego. Ważne: składnik dodatkowy bez nazwy nie pokaże się w pozycji listy.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Składniki płacowe

Rachunki do zleceń dodajesz pod pracownikiem, w węźle „Zlecenia". Dobra praktyka: najpierw wpisz w oknie edycji pracownika dane umowy, stawek i składek. Raz wpisane, będą się same podstawiać przy każdym kolejnym rachunku. Zlecenie z reguły podlega składkom ZUS, a program nalicza je według parametrów ustawionych u zleceniobiorcy.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Rachunki do umów zlecenia i o dzieło

Analogicznie do zlecenia: rachunek dodajesz pod pracownikiem w węźle „Zlecenia", wcześniej uzupełniając parametry umowy w danych pracownika. Różnica dotyczy składek, bo dzieło zwykle nie podlega ZUS; program naliczy je zgodnie z ustawionymi parametrami.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Rachunki do umów zlecenia i o dzieło

Pod pracownikiem, w węźle „Nieobecności", każdą nieobecność jako oddzielną pozycję. Obowiązuje jedna reguła: nieobecność musi mieścić się w jednym miesiącu, więc gdy przypada na przełom miesięcy, rozbij ją na dwie pozycje. Wpisz nieobecności, zanim naliczysz listę płac, bo mają wpływ na wynagrodzenie.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Nieobecności

Program sam rozdziela chorobę na dwie części: wynagrodzenie chorobowe, które przez początkowy okres w roku finansuje pracodawca, oraz zasiłek chorobowy wypłacany ze środków ZUS. Podział dni robi automatycznie. Opcją „Kontynuacja zasiłku chorobowego" wymusisz rozliczenie całości jako zasiłek (np. gdy okres wynagrodzenia chorobowego już minął), a drugi kod możesz zmienić choćby na świadczenie rehabilitacyjne.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Jak program rozlicza chorobę

Deklaracje powstają na podstawie list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł; mogą też objąć składki właściciela, jeśli włączysz to w jego oknie edycji. Z poziomu listy płac albo zakładki „Płace" eksportujesz dane do pliku ZUS KEDU, a potem wczytujesz ten plik do Programu Płatnika lub ePłatnika, sprawdzasz go i dopiero stamtąd wysyłasz do ZUS.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Deklaracje ZUS (plik KEDU)

PIT-11, czyli roczną informację o przychodach i zaliczkach, program przygotowuje sam na podstawie list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł. Tworzysz go w dokumentach płacowych. Dostępny jest również PIT-8C. Wypełniony formularz przekazujesz do urzędu elektronicznie przez e-Deklaracje i pobierasz UPO.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: PIT-11 i PIT-4R · Kadry, płace i ZUS: formularze podatkowe

PIT-4R to zbiorcza, roczna deklaracja płatnika o pobranych zaliczkach. Program tworzy ją w dokumentach płacowych z list płac i rachunków, tą samą metodą co PIT-11. Wysyłasz ją przez e-Deklaracje.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: PIT-11 i PIT-4R

Zazwyczaj z tego, że przy starych formularzach prowadzisz równocześnie listy zbiorcze i indywidualne, a w konfiguracji firmy, na zakładce „Płace i ZUS", jest zaznaczona opcja „Indywidualne listy płac". Odznacz ją; powinna być włączona tylko wtedy, gdy prowadzisz wyłącznie listy indywidualne. Skontroluj także zgodność identyfikatorów pracownika (PESEL/NIP), bo przy rozbieżnościach program pomija pozycje.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Konfiguracja płac

Paski i wypłaty drukujesz z poziomu listy płac, po jej naliczeniu i zatwierdzeniu. Program prowadzi ponadto karty wynagrodzeń: chronologiczną historię wypłat i składek każdej osoby, pomocną przy kontrolach i rocznych zestawieniach.

Więcej w instrukcji: Kadry, płace i ZUS: naliczanie i karty wynagrodzeń

Parametry podatkowe i składkowe konkretnej osoby (koszty, ulga, schemat składek, kody ZUS) ustawiasz w jej kartotece pracownika. Z kolei sposób przeliczania formularzy płacowych dla całej firmy ustawiasz w oknie edycji firmy, na zakładce „Płace i ZUS"; znajdziesz tam m.in. opcje „Indywidualne listy płac" i „Uwzględnianie dat wypłaty".

Więcej w instrukcji: Kadry, płace i ZUS: co przygotować · Podręcznik, cz. VI: Konfiguracja płac

Trzy miejsca: parametry pracownika (koszty uzyskania, ulga, schemat składek), nieobecności (muszą trafić do programu przed naliczeniem listy) i definicje składników płacowych (czy prawidłowo podlegają podatkowi i składkom).

Więcej w instrukcji: Kadry, płace i ZUS: najczęstsze problemy

Możesz. Deklaracje ZUS generowane z list płac obejmą również składki właściciela firmy, jeśli zaznaczysz odpowiednią opcję w jego oknie edycji. Bez tego zaznaczenia plik KEDU obejmie tylko pracowników.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: Deklaracje ZUS (plik KEDU)

Przez e-Deklaracje, dokładnie tak jak każdą inną deklarację: w oknie dokumentu uruchamiasz wysyłkę elektroniczną, podpisujesz certyfikatem kwalifikowanym albo danymi autoryzacyjnymi, a po przyjęciu pobierasz UPO. Przy większej liczbie pracowników przyda się wysyłka zbiorcza.

Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. VI: PIT-11 i PIT-4R (wysyłka) · e-Deklaracje i UPO