Rozdział 15. Pracownicy
Pracę z płacami zaczynasz od kartoteki osób. Dodajesz do niej pracowników i zleceniobiorców razem z ich rozszerzonymi właściwościami. To one decydują o ulgach podatkowych i parametrach ZUS, dlatego ustaw je starannie. (Profesjonalna+)
15.1 Dodanie pracownika
Dodanie pracownika (Profesjonalna+)
Cel: wprowadzenie pracownika lub zleceniobiorcy do programu. Zanim zaczniesz: przygotuj dane osoby oraz informacje o formie zatrudnienia i ubezpieczeniach.
- Rozwiń pod firmą gałąź „Płace / Pracownicy” i wciśnij Insert.
- Wypełnij wymagane pola w oknie edycji pracownika.
- Ustaw rozszerzone właściwości: parametry wybranej formy zatrudnienia i parametry wspólne, ulgi podatkowe (dla młodych do 26 lat, ulga 4+, ulga na powrót, ulga dla pracujących emerytów) oraz parametry ZUS (kody ubezpieczeń, ustawienia składek społecznych, zdrowotnej i Funduszu Pracy).
- Zapisz.
Efekt: osoba pojawia się na liście pod firmą. Na jej podstawie utworzysz listy płac, rachunki i deklaracje.
Co to znaczy? Ulgi podatkowe to zwolnienia z PIT przewidziane dla wybranych grup: „ulga dla młodych” (osoby do 26 lat), „ulga na powrót” (osoby wracające z zagranicy), „ulga 4+” (rodzice co najmniej czworga dzieci) oraz ulga dla pracujących emerytów. Zaznaczasz je we właściwościach pracownika, a program sam stosuje je przy naliczaniu.
15.2 Dokumenty pracownika
Każdy pracownik ma w programie własny zbiór dokumentów: deklaracje, umowy i pisma powiązane z zatrudnieniem. Dodajesz je i poprawiasz według standardowego schematu obsługi programu.
Rozdział 16. Listy płac
Rozliczenia osób zatrudnionych na umowę o pracę opierają się na listach płac. Tworzysz je dla firmy, a wewnątrz każdej listy określasz składniki wynagrodzeń i potrącenia. (Profesjonalna+)
Co to znaczy? Nowy system płacowy zastąpił dawne formularze (listy płac i rachunki). Z poprzedniego rozwiązania została tylko karta wynagrodzeń, dopasowana do nowego systemu.
16.1 Utworzenie listy płac
Listę płac zakładasz pod węzłem „Płace” pod firmą, standardowo klawiszem Insert. Wewnątrz listy dodajesz pozycje dla kolejnych pracowników.
16.2 Składniki płacowe
Składniki wynagrodzeń i potrącenia definiujesz w oknie edycji listy płac, na zakładce „Składniki płacowe”. Przy każdym składniku ustalasz:
- podleganie obowiązkowym potrąceniom: podatkowi dochodowemu, ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu;
- uwzględnianie przy wyliczaniu innych składników, na przykład urlopu, nadgodzin czy wynagrodzenia chorobowego.
Wskazówka. Składnik opcjonalny („składnik dodatkowy”) musi mieć nazwę. Bez niej nie zobaczysz go w oknie edycji pozycji listy płac.
Co to znaczy? Składnik wynagrodzenia to każdy element wypłaty, choćby płaca zasadnicza, premia albo dodatek. Potrącenie to kwota odejmowana od wypłaty, na przykład zaliczka albo zajęcie komornicze. To, jak składnik wpływa na podatek i składki, ustalasz w chwili jego definiowania.
Rozdział 17. Nieobecności i umowy cywilnoprawne
W tym rozdziale rozliczysz choroby i urlopy osób na umowie o pracę, a także rachunki do umów zlecenia i o dzieło. (Profesjonalna+)
17.1 Nieobecności
Nieobecności, w tym choroby, rejestrujesz pod pracownikiem w węźle „Nieobecności”. Każdy wpis to osobna pozycja, która musi zamykać się w jednym miesiącu. Gdy nieobecność przechodzi na kolejny miesiąc, rozbij ją na dwie pozycje.
Jak program rozlicza chorobę. Chorobę program zawsze dzieli na dwie części: wynagrodzenie chorobowe (płaci pracodawca) i zasiłek chorobowy (płaci ZUS). Dni między obie części rozdziela automatycznie. Jeśli całość ma być rozliczona jako zasiłek, na przykład po upływie okresu wynagrodzenia chorobowego, zaznacz opcję „Kontynuacja zasiłku chorobowego”. Drugi kod możesz też zmienić, choćby na świadczenie rehabilitacyjne.
Co to znaczy? Wynagrodzenie chorobowe finansuje pracodawca przez początkowy okres niezdolności do pracy w roku. Po jego wyczerpaniu wypłacany jest zasiłek chorobowy ze środków ZUS. Nie każdy pracodawca ma prawo wypłacać zasiłki.
17.2 Rachunki do umów zlecenia i o dzieło
Rachunki do umów zlecenia i o dzieło dodajesz pod pracownikiem, w węźle „Zlecenia”.
Wskazówka. Zanim dodasz pierwszy rachunek, wpisz w oknie edycji pracownika dane umowy, stawek i składek. Program będzie je potem sam podstawiał na każdy kolejny rachunek.
Co to znaczy? Umowa zlecenia i umowa o dzieło to umowy cywilnoprawne. Różni je między innymi oskładkowanie: zlecenie z reguły podlega składkom ZUS, dzieło z reguły nie. Program nalicza je według parametrów ustawionych u pracownika.
Rozdział 18. ZUS i PIT-y płatnicze
Na podstawie list płac i rachunków program przygotuje deklaracje ZUS (plik KEDU dla Płatnika) oraz roczne PIT-11 i PIT-4R. Na końcu rozdziału opisujemy ustawienia, od których zależy poprawność tych wyliczeń. (Profesjonalna+)
18.1 Deklaracje ZUS (plik KEDU)
Deklaracje ZUS powstają z list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł. Możesz w nich ująć również składki właściciela firmy: wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję w oknie edycji właściciela. Gotowy plik KEDU (XML) wczytujesz do Programu Płatnika lub ePłatnika i stamtąd wysyłasz.
Wygenerowanie pliku KEDU (Profesjonalna+)
- Sprawdź, czy masz utworzone listy płac i rachunki za dany miesiąc. Jeśli deklaracja ma objąć składki właściciela, włącz tę opcję w jego oknie edycji.
- Z poziomu listy płac albo z zakładki kontekstowej „Płace” wybierz eksport do pliku ZUS KEDU i zapisz plik.
- Wczytaj plik
KEDUdo Programu Płatnika lub ePłatnika, sprawdź go i wyślij (opis w Części II, punkt 6.5).
Efekt: deklaracje ZUS pracowników, a w razie potrzeby także właściciela, czekają w Płatniku gotowe do wysyłki.
Co to znaczy? KEDU to format pliku, w którym przekazuje się dokumenty do Programu Płatnika ZUS. TaxMachine tworzy go samodzielnie; samą wysyłkę do ZUS wykonujesz już w Płatniku lub ePłatniku.
18.2 PIT-11 i PIT-4R
Roczny PIT-11 (informacja dla pracownika) i PIT-4R (zbiorcza deklaracja o zaliczkach) powstają na podstawie list płac oraz rachunków do zleceń i dzieł. Sporządzasz je w dokumentach płacowych.
Ważne. Jeżeli nadal używasz starych formularzy płacowych i prowadzisz równocześnie listy zbiorcze i indywidualne, skonfiguruj wyliczanie PIT-11 i PIT-4R zgodnie z punktem 18.3. Bez tego kwoty mogą się zdublować. Identyfikatory pracownika (PESEL/NIP) na listach muszą być takie same jak na PIT-11; przy rozbieżności program pominie te pozycje. Docelowo przejdź na nowy system płacowy.
Co to znaczy? PIT-11 to roczna informacja o przychodach i pobranych zaliczkach, którą płatnik przekazuje pracownikowi oraz urzędowi. PIT-4R to roczna, zbiorcza deklaracja płatnika o zaliczkach na podatek pobranych w danym roku.
PIT-11 i PIT-4R wysyłasz do urzędu przez e-Deklaracje (Część V, rozdział 14).
18.3 Konfiguracja płac
Sposób przeliczania formularzy płacowych, w tym PIT-11, PIT-4R i kart wynagrodzeń, ustawiasz w oknie edycji firmy na zakładce „Płace i ZUS”. Zwróć uwagę na dwa przełączniki:
- Indywidualne listy płac: zaznacz tylko wtedy, gdy prowadzisz wyłącznie listy indywidualne. Jeśli robisz zbiorcze i indywidualne naraz, pole musi zostać odznaczone, inaczej formularze pochodne pokażą podwójne kwoty. Domyślnie odznaczone.
- Uwzględnianie dat wypłaty: domyślnie odznaczone, program liczy wtedy według roku i miesiąca listy. Zaznacz, jeśli wypłacasz wynagrodzenia po zakończeniu miesiąca. Przełącznik dotyczy tylko starych formularzy; nowy system zawsze liczy według daty wypłaty.
Najczęstsze błędy i pytania
- PIT-11 lub PIT-4R pokazuje podwójne kwoty. Prowadzisz listy zbiorcze i indywidualne jednocześnie, więc odznacz opcję „indywidualne listy płac” na zakładce „Płace i ZUS” firmy.
- Nieobecność obejmuje przełom miesięcy. Rozbij ją na dwie pozycje, bo każda nieobecność musi zamykać się w jednym miesiącu.
- PIT-11 pomija jakąś pozycję. Porównaj identyfikator pracownika (PESEL/NIP) na liście lub rachunku z tym na PIT-11. Muszą być zgodne.
- Deklaracja ZUS nie zawiera składek właściciela. Włącz uwzględnianie składek właściciela w oknie jego edycji.