Rozdział 19. Księgi rachunkowe
Księgi uruchamiasz zawsze w tej samej kolejności: najpierw plan kont, potem dzienniki i schematy księgowań, na końcu otwarcie roku i miesiąca obrotowego. Dopiero po tych krokach możesz księgować dokumenty. Poniżej przechodzimy je jeden po drugim. (Profesjonalna+)
19.1 Zakładanie roku obrotowego
Otwarcie roku obrotowego (Profesjonalna+)
Cel: utworzenie roku prowadzonego w formie ksiąg rachunkowych. Zanim zaczniesz: wybierz firmę, dla której prowadzisz pełną księgowość.
- Kliknij „Dodaj” na węźle „lata”.
- W oknie edycji roku wybierz „Księgi rachunkowe” jako formę ewidencji.
- Kliknij „Zapisz”.
- Otwórz miesiąc obrotowy, w którym zamierzasz księgować.
Efekt: rok prowadzony w księgach rachunkowych jest założony. Zostaje jeszcze przygotowanie planu kont i dzienników.
19.2 Plany kont i bilans otwarcia
Co to znaczy? Plan kont to uporządkowany spis wszystkich kont, na które trafiają operacje. Konto syntetyczne to konto główne (np. 101 „Kasa”), a konto analityczne to jego uszczegółowienie (np. oddzielne konto dla każdego kontrahenta). Bilans otwarcia to stany kont na początek roku, przeniesione z roku poprzedniego.
Plan kont zakładasz przyciskiem „Dodaj” na węźle „Plany kont”. Określasz rodzaj ewidencji kosztów, wersję rachunku zysków i strat oraz wersję bilansu. Po zapisaniu możesz definiować konta.
Dodanie konta księgowego (Profesjonalna+)
- W oknie planu kont dodaj nowe konto. Podaj symbol (np. 101), nazwę (np. „Kasa”) i typ konta, a gdy to potrzebne, także szczególny typ konta.
- Uzupełnij oznaczenia
JPK_KR_PDoraz pozycję w RZiS i w bilansie. Przy syntetycznych kontach kontrahentów możesz wskazać rodzaj grupowanych kontrahentów. - Konto analityczne dodasz tak: zaznacz zdefiniowane wcześniej konto syntetyczne, kliknij „Dodaj konto analityczne” i wpisz jego symbol oraz nazwę. Pozostałe ustawienia przejmie po koncie syntetycznym.
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia wpisujesz w tym samym oknie edycji planu kont, w kolumnach „Otwarcie” przy poszczególnych kontach.
Ważne. Planu kont powiązanego z zamkniętym rokiem obrotowym nie da się edytować. Dotyczy to również bilansu otwarcia. Uzupełnij konta i salda, zanim zamkniesz rok.
19.3 Dzienniki i schematy księgowań
Co to znaczy? Dziennik gromadzi dokumenty jednego rodzaju (np. sprzedaż, kasa, wyciągi bankowe, polecenia księgowania). Schemat księgowania to wzorzec, który podczas księgowania dokumentu w danym dzienniku podpowiada konta i kwoty.
Opcje schematu ustawiasz na zakładce „Dokument”: domyślne elementy numeru i opisu dokumentu, zachowanie okna wprowadzania, widoczność pól (np. kontrahenta), pomijanie stałych elementów oraz kopiowanie wybranych elementów przy dodawaniu następnego dokumentu. Możesz też wybrać typ VAT; schematy z VAT dostają dodatkową zakładkę z rejestrami VAT.
Ważne. Symbol dziennika musi być unikalny, bo wchodzi w skład numerów kolejnych dokumentów dziennika, również w pliku JPK_KR. Szczególny typ dziennika służy automatycznemu księgowaniu: dzięki niemu program wie, do którego dziennika trafiają faktury sprzedaży, dokumenty kasowe i przelewy.
Przy definiowaniu księgowań schematu nie musisz podawać wartości. Gdy zostawisz pole „Wartość lub wyrażenie” puste, kwotę wpiszesz bezpośrednio podczas księgowania. W niektórych dziennikach (np. „Polecenia księgowania”) definiowanie wartości mija się z celem, a nawet konta możesz zostawić do ręcznego wpisania. Wszystko zależy od tego, czy księgowania są stałe i powtarzalne.
Wskazówka. Dla dokumentów księgowanych zwykle jeden raz (np. wpłata kapitału zakładowego) osobny schemat nie ma sensu. Szybciej zaksięgujesz je w ogólnym dzienniku PK albo w rachunku bieżącym bez zdefiniowanych księgowań.
W schemacie możesz wskazać do trzech rejestrów VAT. Korzystając z wartości predefiniowanych dla rejestru, program sam zaksięguje kwoty VAT na właściwe konta.
19.4 Księgowanie dokumentów
Dokumenty księgujesz pod węzłem „Dokumenty księgowe”, w ramach roku i miesiąca księgowego.
Zaksięgowanie dokumentu (Profesjonalna+)
- W „Dokumentach księgowych” danego miesiąca kliknij „Dodaj” albo wciśnij + na klawiaturze numerycznej. Zaczyna się edycja nowego dokumentu w buforze.
- Wybierz dziennik. Jeśli schemat zawiera księgowania, program podpowie konta i kwoty; resztę pozycji uzupełnij samodzielnie.
- Zapisz dokument.
Efekt: dokument trafia do bufora. Ostateczne księgowanie i finalny numer w dzienniku dostaje dopiero przy zamknięciu miesiąca.
Co to znaczy? Bufor to poczekalnia na dokumenty wprowadzone, ale jeszcze nie zaksięgowane na stałe. Dopóki miesiąc pozostaje otwarty, dokumenty w buforze możesz dowolnie poprawiać. Finalny numer w dzienniku otrzymują w momencie zamknięcia miesiąca.
19.5 Sprawozdawczość: RZiS i bilans
Rachunek zysków i strat oraz bilans generujesz z pozycji „Raporty” na wstążce kontekstowej „Księgi rachunkowe”, dostępnej dla dokumentów księgowych. Program przygotuje oba sprawozdania w wersji wybranej wcześniej, na przykład dla jednostki mikro.
Co to znaczy? Rachunek zysków i strat (RZiS) pokazuje przychody, koszty i wynik finansowy za okres. Bilans przedstawia majątek (aktywa) i źródła jego finansowania (pasywa) na dany dzień. Wersję obu sprawozdań ustaliłeś przy zakładaniu planu kont.
19.6 Zamykanie miesięcy i lat
Operacja nieodwracalna. Zamknięcia miesiąca i roku nie da się cofnąć. Po nim nie dodasz, nie usuniesz ani nie poprawisz żadnego dokumentu w zamkniętym okresie. Zamykaj księgi w terminach ustawowych i dopiero wtedy, gdy masz pewność, że wszystko zostało zaksięgowane.
Zamknięcie miesiąca
W oknie edycji miesiąca kliknij „Zamknij miesiąc”, potem „Zapisz”. Od tej chwili wszystkie dokumenty z bufora są zaksięgowane i mają ostateczny numer w dzienniku, a sam dziennik możesz wydrukować. Miesiąc zamyka się zwykle do 20. dnia kolejnego miesiąca, czyli w terminie zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.
Zamknięcie roku obrotowego (Profesjonalna+)
- Otwórz okno edycji roku i kliknij „Zamknij rok”.
- Potwierdź decyzję. Program sam wstawi dzisiejszą datę w polu „Data zamknięcia”.
- Kliknij „Zapisz”.
Efekt: rok jest zamknięty i nie przyjmie nowych zapisów, a data zamknięcia widnieje na liście lat obrotowych.
Kiedy zamyka się rok. Ustawa o rachunkowości nakazuje zamknięcie ksiąg m.in. na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności (sprzedaży, likwidacji, upadłości), na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej oraz przy połączeniu lub podziale jednostek, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zdarzenia. Roczne zamknięcie służy sporządzeniu sprawozdania finansowego.
Najczęstsze błędy i pytania
- Nie mogę edytować planu kont ani bilansu otwarcia. Plan jest powiązany z zamkniętym rokiem. Blokada edycji zamkniętego okresu to zamierzone działanie programu.
- Dokument nie ma ostatecznego numeru. Wciąż siedzi w buforze. Finalny numer w dzienniku dostanie dopiero przy zamknięciu miesiąca.
- Program nie księguje automatycznie faktur / kasy / przelewów. Sprawdź, czy odpowiednie dzienniki mają ustawiony właściwy szczególny typ dziennika. To po nim program rozpoznaje cel księgowania.
- Numery dokumentów się dublują lub mieszają. Każdy dziennik potrzebuje unikalnego symbolu, bo symbol wchodzi w numery dokumentów i do
JPK_KR.