Rozdział 20. Biuro rachunkowe
Na początek konfigurujesz biuro i klientów, bo od tego zależą pozostałe funkcje: fakturowanie, rozrachunki i masowe wysyłki. Później przechodzimy do codziennej pracy z wieloma podmiotami. (Wersja dla biur)
20.1 Konfiguracja biura
Oznaczenie biura i ustawienia faktur (Wersja dla biur)
Cel: wskazanie podmiotu świadczącego usługi księgowe i ustalenie zasad fakturowania. Zanim zaczniesz: potrzebujesz aktywnej licencji w wersji dla biur.
- W oknie edycji firmy oznacz ją jako biuro rachunkowe, czyli podmiot świadczący usługi księgowe. Możesz mieć więcej niż jedno biuro.
- Ustaw domyślną formę płatności na fakturach, dzień wystawiania faktur (np. 31. każdego miesiąca; w krótszych miesiącach program przyjmie ostatni dzień) oraz sufiks numeru faktur.
- Wskaż szablony wiadomości na zakładce „Biuro rachunkowe”. Tworzysz je przez skopiowanie istniejących, a przy kilku biurach wskazujesz szablony osobno dla każdego z nich.
- Skonfiguruj pocztę: każde biuro może mieć własne konto, do tego możesz dodać konto alternatywne dla wybranych domen. Wskaż folder poczty wychodzącej na serwerze IMAP.
Efekt: biuro może fakturować klientów i wysyłać wiadomości. Wysłane wiadomości program zapisuje w skrzynce oraz w bazie, pod klientem i pod biurem.
Ważne: poczta GMail (i podobne). Część kont pocztowych (np. GMail) wymaga włączenia dostępu przez SMTP/IMAP. TaxMachine nie obsługuje autoryzacji OAuth2, więc w GMail musisz włączyć dostęp „mniej bezpiecznych aplikacji”. Program szyfruje połączenie SSL, więc pozostaje ono bezpieczne.
20.2 Klienci biura: parametry i stawki
W wersji dla biur okno edycji firmy zawiera dodatkowe właściwości klienta, dotyczące fakturowania, komunikacji i ZUS. W tym samym miejscu ustalasz stawki za usługi księgowe dla klienta, z których program korzysta przy generowaniu faktur. Dochodzą też dodatkowe opcje filtrowania listy klientów.
Wskazówka. Stawki klienta ustaw raz, na starcie współpracy. Comiesięczne fakturowanie stanie się wtedy w dużej mierze automatyczne.
20.3 Fakturowanie usług księgowych
Gdy biuro i stawki są skonfigurowane, możesz wystawiać klientom faktury. Program buduje pozycje na kilku podstawach:
- Liczba dokumentów: pozycja oparta na liczbie zaksięgowanych dokumentów danego klienta.
- Liczba pracowników: pozycja zależna od liczby obsługiwanych pracowników.
- Dokumenty i deklaracje: pozycje za formularze, druki, deklaracje i pliki JPK.
- Pozostałe usługi: dodatkowe usługi, które definiujesz dowolnie.
Faktury możesz generować zbiorczo dla zaznaczonych klientów, a potem wysłać je do nich drogą elektroniczną.
20.4 Rozrachunki z klientami
Biuro może prowadzić rozrachunki z klientami. Dodawanie płatności sprowadzono do minimum kliknięć, a bieżące salda widzisz wprost na głównej liście firm. Do tego dochodzą automatyczne powiadomienia o zaległościach i obsługa płatności z góry.
Co to znaczy? Rozrachunki to ewidencja należności biura od klientów: co zostało zafakturowane, co zapłacone i jakie jest bieżące saldo. Od razu widzisz, kto zalega z opłatą za usługi księgowe.
20.5 Masowa komunikacja z klientami
Wysyłka wiadomości do wielu klientów naraz to najważniejszy mechanizm wersji dla biur. Zaznaczasz klientów i wybierasz rodzaj wysyłki:
- Podsumowania podatkowe: podsumowanie ksiąg, deklaracji VAT, dochodów właścicieli i zaliczek na podatek. Klient dostaje w załącznikach przelewy lub wpłaty na podatek dochodowy i VAT.
- Powiadomienia o ZUS: kwota miesięcznej składki, liczona automatycznie, wysyłana przyciskiem „Wpłaty na ZUS” na wstążce „Biuro rachunkowe”. Obecnie dotyczy tylko jednoosobowych działalności bez pracowników.
- Status VAT: masowa weryfikacja statusu klientów na białej liście (razem z pobieraniem zgłoszonych rachunków bankowych) oraz wysyłka powiadomień w tej sprawie.
- Dowolne wiadomości: wysyłka dowolnej treści, również masowo w tle.
Ważne. Powiadomienia o składkach ZUS obejmują obecnie tylko jednoosobowe działalności bez pracowników. Dla pozostałych podmiotów ta wysyłka pozostaje niedostępna.
20.6 Automatyzacja Programu Płatnika
Wersja dla biur łączy się z Programem Płatnika ZUS i automatyzuje powtarzalne czynności. Na system składają się:
- Konfiguracja Płatnika: zakładka „Program Płatnika” w konfiguracji, a w niej dane logowania do bazy Płatnika, PIN do certyfikatu podpisującego komunikaty ZUS oraz dane do automatycznego logowania.
- Asystent płatnika: import danych płatników i powiązanie ich z klientami w TaxMachine.
- Automat wysyłkowy: nienadzorowana wysyłka zestawów dokumentów do ZUS.
- Automat aktualizacyjny: masowa aktualizacja danych płatników.
- Otwieranie płatników: otwarcie płatnika w Programie Płatnika wprost z poziomu klienta w TaxMachine oraz zautomatyzowany import dokumentów
KEDUdo Płatnika.
Co to znaczy? Program Płatnika to aplikacja ZUS do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. TaxMachine przygotowuje pliki KEDU (Część VI), a w wersji dla biur potrafi je automatycznie przekazywać do Płatnika i zarządzać wysyłką dla wielu klientów.
20.7 Raporty i archiwizacja podmiotów
Biuro ma własne raporty, na przykład zestawienie sald i faktur klientów. Dwuklik na wierszu klienta otwiera okno edycji jego firmy. Żeby duża baza działała sprawnie, możesz też archiwizować podmioty.
Wskazówka: archiwizacja podmiotów. Archiwizacja działa jak dodatkowy filtr: oznaczone podmioty znikają z widoku programu. Archiwizuj klientów, których już nie obsługujesz. W dużych bazach biur rachunkowych wyraźnie przyspiesza to pracę programu.
Najczęstsze błędy i pytania
- Wiadomości do klientów nie wysyłają się (GMail). Włącz dostęp przez SMTP/IMAP oraz „mniej bezpieczne aplikacje”. TaxMachine nie korzysta z OAuth2, ale połączenie i tak jest szyfrowane SSL.
- Powiadomienia o ZUS są niedostępne dla części klientów. Ta funkcja obejmuje obecnie wyłącznie jednoosobowe działalności bez pracowników.
- Program działa wolno przy dużej liczbie klientów. Zarchiwizuj podmioty, których już nie obsługujesz. Znikną z widoku i praca przyspieszy.
- Mam kilka biur, a szablony wiadomości działają tylko dla jednego. Szablony wskazuje się osobno dla każdego biura, na zakładce „Biuro rachunkowe”.