Pytania i odpowiedzi
Firma, właściciele i konfiguracja
Zakładanie firmy w programie, dane podatkowe, właściciele i ustawienia. W tej kategorii: 17 pytań.
W jaki sposób założyć w programie pierwszą firmę?
Zaznacz w drzewie danych węzeł „Firmy" i wciśnij Insert (możesz też wybrać „Dodaj" z menu podręcznego albo paska narzędzi). W oknie danych firmy wpisz nazwę, NIP i adres; po numerze program potrafi podpowiedzieć dane z wbudowanej bazy firm oraz rejestru REGON. Na zakładce „Podatki" ustaw opcje podatkowe i zakończ przyciskiem „Zapisz i zamknij".
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Dodanie firmy krok po kroku · Dodanie firmy
Da się dopisać do programu następną firmę?
Tak, robisz to identycznie jak przy pierwszej: w drzewie pod węzłem „Firmy" dodajesz nowy podmiot, a w trakcie pracy przełączasz się między firmami. Limit zależy od wersji: Standard to 1 firma, Rozszerzona do 3, a Profesjonalna i wersja dla Biur nie mają ograniczenia.
Więcej w instrukcji: Dodanie firmy: wiele firm w programie · Podręcznik, cz. II: Ograniczenia wersji
Jakie informacje przygotować przed założeniem firmy w programie?
Miej pod ręką pełną nazwę i NIP, adres siedziby, formę opodatkowania (KPiR, ryczałt albo pełna księgowość), status VAT (czynny lub zwolniony), a dodatkowo ustalenia dotyczące numeracji dokumentów i ewentualnie logo. Część danych identyfikacyjnych program uzupełni sam, pobierając je po numerze z rejestru REGON.
Więcej w instrukcji: Dodanie firmy: co przygotować
Gdzie wybiera się formę opodatkowania firmy?
Na zakładce „Podatki" w oknie edycji firmy: do wyboru masz KPiR, ryczałt, a w wersji dla Biur Rachunkowych również pełne księgi. Forma opodatkowania decyduje o dostępnych ewidencjach i sposobie liczenia podatku, więc ustaw ją, zanim zaczniesz wprowadzać dokumenty.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Status VAT i opcje podatkowe
W jaki sposób wprowadzić właściciela firmy?
Osoby dodajesz pod głównym węzłem drzewa „Właściciele (osoby fizyczne)", a nie pod firmą (tam pokażą się same po dodaniu udziału). Zaznacz ten węzeł, wciśnij Insert, wpisz dane osoby (między innymi PESEL/NIP, adres, urząd skarbowy) i zapisz. Następnie obowiązkowo połącz właściciela z firmą przez udział, bo bez tego program nie wyliczy podatku dochodowego ani ZUS.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Dodanie właściciela · Właściciele i wspólnicy
Jak zapisać w programie udziały wspólników spółki?
Udział dodajesz klawiszem Insert pod konkretnym właścicielem (w głównym węźle „Właściciele"), wskazując firmę i wielkość udziału. W spółce udziały wszystkich wspólników muszą sumować się do 100%, a program rozdzieli dochód proporcjonalnie. Daty obowiązywania udziału podajesz wyłącznie w spółkach, w których udziały zmieniają się w czasie; przy działalności jednoosobowej dat nie wpisujesz.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Udziały · Właściciele i wspólnicy: udziały w spółce
Ten sam wspólnik działa w kilku firmach. Jak go rozliczyć?
Tej samej osobie dodajesz po jednym udziale w każdej firmie, z której czerpie dochody. Na podstawie udziałów program wyliczy zaliczki oraz roczne PIT-y z wielu firm jednocześnie, a podstawę składki zdrowotnej ustali łącznie, korzystając z ksiąg firm, w których dana osoba ma udziały.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Udziały
Zmienił się na przykład adres firmy. Gdzie poprawić dane?
W oknie edycji danych firmy: po zapisaniu zmian nowe dokumenty od razu korzystają z poprawionych informacji. Jeżeli więc na fakturach pokazywały się nieaktualne dane, po korekcie w danych firmy kolejne faktury będą już poprawne.
Więcej w instrukcji: Dodanie firmy: najczęstsze problemy
Gdzie ustawia się właściwy urząd skarbowy?
Urząd dla firmy wskazujesz w jej opcjach podatkowych (okno edycji firmy), natomiast urząd właściciela w danych osobowych tej osoby. Z tych ustawień program korzysta później w deklaracjach i plikach JPK.
Więcej w instrukcji: Dodanie firmy: opcje podatkowe · Właściciele i wspólnicy
Jak podłączyć pocztę (SMTP), żeby wysyłać dokumenty z programu?
Wejdź w opcje programu, na zakładkę „Wysyłanie i odbieranie e-maili", i podaj: adres serwera SMTP, port (najczęściej 587 z TLS albo 465 z SSL), rodzaj szyfrowania, login (przeważnie pełny adres e-mail) oraz hasło. Ustaw jeszcze nazwę nadawcy i wyślij wiadomość próbną. Dodatkowo w oknie edycji konkretnej firmy możesz skonfigurować oddzielną skrzynkę; z tego adresu będą wychodzić na przykład jej faktury.
Więcej w instrukcji: Konfiguracja poczty e-mail · Podręcznik, cz. II: Poczta firmy
Dlaczego program nie łączy się z Gmailem albo Outlookiem, choć hasło jest poprawne?
Bo konta Gmail i Outlook (podobnie jak inne z weryfikacją dwuetapową) zamiast zwykłego hasła do logowania najczęściej wymagają osobnego „hasła aplikacji". Utwórz takie hasło w ustawieniach swojego konta pocztowego i podaj je w programie w polu hasła.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. I: Ustawienie wysyłki e-mail · Konfiguracja poczty e-mail: dobre praktyki
W jaki sposób umieścić logo firmy na dokumentach?
Logo dodajesz podczas uzupełniania danych firmy, razem z danymi identyfikacyjnymi i ustawieniami numeracji dokumentów. Po wgraniu logo pokazuje się na wydrukach dokumentów tej firmy.
Więcej w instrukcji: Dodanie firmy: co przygotować
Co zrobić, żeby podpis kwalifikowany działał w programie?
Zainstaluj oprogramowanie i sterowniki od wystawcy certyfikatu, tak aby certyfikat znalazł się w magazynie certyfikatów osobistych Windows („MY"), bo właśnie stamtąd odczytuje go program. W samym TaxMachine niczego nie ustawiasz wcześniej: certyfikat wybierasz dopiero w chwili podpisywania dokumentu, wpisując wtedy PIN.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. I: Podpis kwalifikowany · Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne
Na czym polegają dane autoryzacyjne i gdzie się je wpisuje?
To prostszy sposób uwierzytelniania wysyłek dostępny dla osób fizycznych: zamiast certyfikatu podajesz między innymi PESEL/NIP, imię, nazwisko, datę urodzenia oraz kwotę przychodu z zeznania za odpowiedni rok. Wpisujesz je w oknie wysyłki, po wybraniu metody „dane autoryzacyjne". Uwaga: kwota przychodu musi być identyczna jak w zeznaniu, w przeciwnym razie urząd odrzuci wysyłkę.
Więcej w instrukcji: Podpis kwalifikowany i dane autoryzacyjne
W jaki sposób usunąć firmę z programu?
Zaznaczasz firmę i wciskasz Delete (albo wybierasz „Usuń" z menu podręcznego). Kolejność ma znaczenie: zanim to zrobisz, usuń wszystkie udziały wskazujące na tę firmę (znajdziesz je pod właścicielami), bo inaczej program odmówi z komunikatem o niemożności usunięcia powiązanych obiektów. Operacja kasuje powiązane dane, dlatego wcześniej zrób kopię zapasową bazy.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Ograniczenia wersji i usuwanie firmy · Dodanie firmy: usuwanie
Czy firmy w programie mogą mieć różne formy opodatkowania jednocześnie?
Mogą. Każda firma ma własne ustawienie formy opodatkowania, więc w jednym programie poprowadzisz równolegle na przykład firmę na KPiR i firmę na ryczałcie.
Więcej w instrukcji: FAQ: firmy i formy opodatkowania
Jak włączyć automatyczne numerowanie faktur i innych dokumentów?
Schemat numeracji (na przykład FV/2026/01/0001) definiujesz w oknie edycji firmy, na zakładkach „Faktury", „Magazyn" i „Dokumenty płatnicze". Konfigurujesz go jednorazowo, a potem każdy nowy dokument otrzymuje kolejny numer według wzoru. Nie musisz niczego pilnować ręcznie, a numeracja jest wolna od luk i duplikatów.
Więcej w instrukcji: Podręcznik, cz. II: Automatyczne numerowanie dokumentów · Dodanie firmy: numeracja