Program księgowy na komputer czy chmura? Uczciwe porównanie
Oba rozwiązania załatwiają tę samą robotę: księgują, fakturują, wysyłają JPK i obsługują KSeF. Różnią się czym innym. Pytanie brzmi: gdzie leżą Twoje dane, ile zapłacisz w ciągu pięciu lat i co się stanie, kiedy przestaniesz płacić. Na te trzy pytania każdy z modeli odpowiada zupełnie inaczej.
Jak działa każdy z modeli
Księgowość w chmurze (SaaS) to usługa. Program i baza danych stoją na serwerach dostawcy, Ty logujesz się przez przeglądarkę i opłacasz abonament. Program lokalny instalujesz na własnym komputerze albo serwerze. Baza danych leży na Twoim dysku, a za oprogramowanie płacisz raz, przy zakupie licencji.
Ważna rzecz: funkcje online nie są zarezerwowane dla chmury. Nowoczesny program lokalny również wysyła JPK i e-Deklaracje do Ministerstwa Finansów oraz łączy się z KSeF. Robi to jednak z Twojego komputera, bez pośrednika.
Własność danych i RODO
W modelu lokalnym baza z danymi firmy, klientów i kontrahentów zostaje u Ciebie. Sam decydujesz o kopiach zapasowych i o tym, kto ma dostęp. Przy kontroli albo migracji masz komplet plików pod ręką. W chmurze dane powierzasz zewnętrznej firmie, więc dochodzi umowa powierzenia, pytanie o fizyczną lokalizację serwerów i zależność od cudzych procedur bezpieczeństwa.
Koszty w dłuższym okresie
Abonament wygląda niegroźnie w skali miesiąca, ale płaci się go bez końca i zwykle rośnie: z liczbą firm, użytkowników albo po prostu z nowym cennikiem. Licencję lokalną kupujesz raz, a potem opcjonalnie dokupujesz roczne aktualizacje. Dla przykładu: TaxMachine Standard kosztuje 249 zł za licencję bezterminową, a przedłużenie aktualizacji od 219 zł rocznie. Przy biurze rachunkowym obsługującym kilkadziesiąt firm różnica względem opłat liczonych od każdego podmiotu robi się poważna.
Praca offline i ciągłość działania
Chmura wymaga internetu. Awaria łącza, przerwa techniczna po stronie dostawcy albo jego problemy finansowe zatrzymują Twoją pracę. Program lokalny działa niezależnie: księgujesz i fakturujesz także bez sieci, a połączenia potrzebujesz tylko do wysyłki dokumentów online. Jeśli chcesz mieć kopię danych poza biurem, możesz włączyć opcjonalny backup bazy w chmurze. To dodatek, nie warunek działania programu.
Co się dzieje, gdy przestajesz płacić
To najkrótszy test obu modeli. W SaaS koniec abonamentu oznacza koniec dostępu do systemu i do danych, które w nim siedzą. W modelu lokalnym z licencją bezterminową program po wygaśnięciu aktualizacji nadal działa: dalej księgujesz, fakturujesz i przeglądasz archiwum. Tracisz tylko nowe wersje formularzy i funkcje online do czasu przedłużenia.
Kiedy chmura ma sens, a kiedy program lokalny
- Chmura: zespół rozproszony po wielu lokalizacjach, praca z różnych urządzeń, akceptujesz stały abonament i powierzenie danych na zewnątrz.
- Program lokalny: zależy Ci na kontroli nad danymi, przewidywalnym koszcie i pewności, że brak wpłaty nie zamknie Ci dostępu do własnej księgowości. Typowy wybór biur rachunkowych i firm, które księgują na miejscu.
Gdzie w tym wszystkim TaxMachine? To program lokalny z funkcjami online: KSeF 2.0, JPK i e-Deklaracje działają wprost z aplikacji, a dane zostają na Twoim dysku. Licencja jest bezterminowa, więc porównanie z chmurą możesz przeprowadzić na własnych liczbach. Sprawdź cennik albo pobierz darmowe demo.