Jak wybrać program dla biura rachunkowego
Program, który wystarcza jednej firmie, w biurze rachunkowym potrafi zawieść już przy dziesiątym kliencie. Biuro obsługuje wiele podmiotów naraz, a każdy z nich ma inne obowiązki: jeden jest na ryczałcie, drugi prowadzi pełne księgi, trzeci właśnie wchodzi w KSeF. Oprogramowanie musi to wszystko udźwignąć bez rosnących bez końca kosztów. Poniżej pięć kryteriów, które przesądzają o trafności wyboru, i checklista do odhaczenia przed zakupem.
1. Obsługa wielu firm
Zacznij od pytania podstawowego: ile firm-klientów zmieści się w jednym programie? Najlepiej, gdy liczba jest nieograniczona, a cena nie rośnie z każdym nowym podmiotem. To właśnie ten parametr najmocniej wpływa na rentowność biura. Jeśli za każdego klienta dopłacasz do licencji, część marży oddajesz producentowi oprogramowania.
2. Praca wielostanowiskowa
Dwóch księgowych w jednej bazie to codzienność, nie wyjątek. Sprawdź, czy program pracuje na wspólnej bazie danych (na przykład MariaDB lub MySQL) uruchomionej na Twoim serwerze i jak zachowuje się przy jednoczesnej pracy wielu użytkowników. Liczy się też drobiazg, który odczuwa się dziesiątki razy dziennie: szybkie przełączanie między firmami klientów bez zamykania programu.
3. Zgodność z przepisami
Program dla biura powinien pokrywać komplet bieżących obowiązków: KSeF, pliki JPK, e-Deklaracje, rozliczenia PIT i ZUS, a dla klientów, którzy tego wymagają, także pełną księgowość. Sam zakres funkcji to jednak połowa sprawy. Druga połowa to regularne aktualizacje, bo formularze i stawki zmieniają się co roku. Zapytaj wprost: jak szybko po zmianie przepisów pojawia się aktualizacja?
Ważne: materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Zakres obowiązków, na przykład terminy KSeF czy JPK, zweryfikuj na podatki.gov.pl.
4. Model licencji i koszt
Na rynku spotkasz dwa modele. Abonament w chmurze płacisz co miesiąc, a jego wysokość zwykle rośnie razem z liczbą firm i użytkowników. Licencję wieczystą kupujesz raz, a potem opłacasz jedynie coroczne aktualizacje, jeśli chcesz je mieć. Nie porównuj cen z jednego miesiąca. Policz koszt w horyzoncie trzech, pięciu lat, z aktualizacjami. Dla biura obsługującego kilkadziesiąt podmiotów różnica między modelami bywa znacząca.
5. Bezpieczeństwo danych
Biuro przetwarza dane księgowe cudzych firm, a to dane wrażliwe. Zanim wybierzesz program, ustal, gdzie fizycznie będzie leżeć baza i kto ma do niej dostęp. Program lokalny pozwala trzymać wszystko na własnym serwerze, co daje pełną kontrolę nad kopiami zapasowymi i ułatwia rozliczenie obowiązków z RODO w roli podmiotu przetwarzającego.
Checklista przed zakupem
- Czy liczba obsługiwanych firm jest nieograniczona?
- Czy płacisz za stanowiska, a nie za liczbę firm?
- Czy program pracuje wielostanowiskowo na wspólnej bazie?
- Czy obsługuje KSeF, JPK, e-Deklaracje i pełną księgowość?
- Jak często wychodzą aktualizacje po zmianach przepisów?
- Gdzie są przechowywane dane i jak robi się kopie zapasowe?
- Na jakie wsparcie techniczne i pomoc przy wdrożeniu możesz liczyć?
Jeśli na któreś pytanie sprzedawca nie umie odpowiedzieć konkretnie, potraktuj to jako odpowiedź.
TaxMachine dla biur rachunkowych
Wersja Biuro Rachunkowe programu TaxMachine obsługuje nieograniczoną liczbę firm i pracę wielostanowiskową na bazie MariaDB lub MySQL. W zakresie funkcji: pełna księgowość, KSeF 2.0, JPK, płace i rozliczenia ZUS. Licencja jest wieczysta, a dane pozostają na Twoim serwerze.
Prowadzisz biuro rachunkowe? Pobierz darmowe demo TaxMachine i przetestuj program na danych kilku klientów.