KSeF 2.0: od kiedy obowiązek i jak się przygotować
Do tej pory fakturę można było wydrukować, wysłać PDF-em albo podać kontrahentowi do ręki. Krajowy System e-Faktur to zmienia. Faktura trafia do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, a kontrahent odbiera ją z tego samego miejsca. W tym artykule wyjaśniamy, jak to działa, co oznacza tajemniczo brzmiąca schema FA(3) i co zrobić, żeby obowiązek nie zaskoczył Twojej firmy.
Czym jest KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Schemat jest prosty: wystawca przesyła fakturę do KSeF, system nadaje jej unikalny numer identyfikujący i zwraca urzędowe potwierdzenie przyjęcia, a odbiorca pobiera dokument prosto z systemu. Znika wysyłanie PDF-ów mailem i pytanie, czy faktura w ogóle dotarła.
Nazwa „KSeF 2.0" opisuje kolejny etap rozwoju platformy. Obejmuje on zaktualizowany zakres funkcji, między innymi tryb offline oraz nową strukturę samej faktury.
Faktura ustrukturyzowana i schema FA(3)
Faktura ustrukturyzowana to plik XML o ściśle określonej budowie. Wzór tej budowy (schemę) publikuje Ministerstwo Finansów, a aktualna wersja nosi oznaczenie FA(3). Po co ta sztywna struktura? Dzięki niej każdą pozycję faktury bez problemu odczyta zarówno program księgowy odbiorcy, jak i administracja skarbowa. Mniej błędów przy przepisywaniu, łatwiejsze automatyczne księgowanie.
Brzmi technicznie, ale w codziennej pracy nic się nie komplikuje. Nie musisz znać XML ani niczego ręcznie wypełniać. Wystawiasz fakturę tak jak zawsze, a program księgowy sam buduje plik w wymaganym formacie i wysyła go do KSeF.
Od kiedy obowiązek
Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie etapami. Szczegółowy harmonogram ustala Ministerstwo Finansów, a kolejność zależy zwykle od wielkości podatnika: najwięksi zaczynają pierwsi, mniejsze firmy dołączają później. Zanim obowiązek obejmie Twoją grupę, możesz korzystać z KSeF dobrowolnie. To dobra okazja, żeby oswoić się z systemem bez presji terminu.
Terminy bywały już przesuwane i mogą być aktualizowane. Dlatego zanim zaplanujesz zmiany w firmie, sprawdź datę obowiązującą właśnie Ciebie w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów.
Ważne: ten materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Aktualny harmonogram i szczegóły obowiązku KSeF zweryfikuj na podatki.gov.pl.
Jak przygotować firmę: cztery kroki
1. Sprawdź, czy Twój program jest zgodny z KSeF
Program księgowy lub fakturowy musi wystawiać i pobierać faktury w aktualnej schemie FA(3). Jeśli producent milczy na temat KSeF, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy.
2. Uporządkuj uprawnienia
W KSeF trzeba nadać uprawnienia osobom, które będą wystawiać i odbierać faktury: pracownikom albo biuru rachunkowemu. Zrób to wcześniej, żeby pierwszego dnia obowiązku nikt nie stał pod ścianą.
3. Przećwicz na wersji demo
Wystaw kilka testowych e-faktur i pobierz faktury zakupowe, zanim termin stanie się wiążący. Pół godziny ćwiczeń oszczędzi nerwów w dniu, w którym system stanie się jedyną drogą fakturowania.
4. Zapytaj o tryb offline
Internet potrafi paść w najmniej odpowiednim momencie. Sprawdź, jak Twój program radzi sobie z wystawianiem faktur, gdy połączenie z KSeF jest chwilowo niedostępne, i co się dzieje z dokumentami po jego przywróceniu.
KSeF w programie TaxMachine
TaxMachine jest przygotowany na KSeF 2.0. Wystawia i pobiera faktury ustrukturyzowane w schemie FA(3), pracuje w trybie online i offline, a dane cały czas pozostają na Twoim komputerze. Biura rachunkowe obsługujące wiele firm mogą pracować wielostanowiskowo i skorzystać z checklisty wdrożenia KSeF krok po kroku.
Chcesz zobaczyć KSeF w praktyce? Pobierz darmowe demo TaxMachine i wystaw pierwszą testową e-fakturę na własnych danych. Bez zobowiązań, w swoim tempie.