KPiR: czym jest i kto może ją prowadzić
Większość małych firm w Polsce nie prowadzi pełnej księgowości. Zamiast niej wystarcza podatkowa księga przychodów i rozchodów, w skrócie KPiR. To najpopularniejsza forma uproszczonej ewidencji: zapisujesz, ile zarabiasz i ile wydajesz, a z różnicy wynika podatek. Sprawdź, czy możesz z niej korzystać, co dokładnie się w niej notuje i w którym momencie firma musi przejść na pełne księgi rachunkowe.
Czym jest KPiR
KPiR to uproszczona ewidencja podatkowa. Zapisujesz w niej dwie rzeczy: przychody z działalności oraz koszty ich uzyskania. Różnica między nimi to dochód, a od dochodu liczysz podatek dochodowy PIT, według skali podatkowej albo podatku liniowego, zależnie od wybranej formy opodatkowania.
Cała konstrukcja jest znacznie prostsza niż pełna księgowość. Nie ma planu kont, bilansu ani rachunku zysków i strat. Jest chronologiczna lista zdarzeń gospodarczych, którą w praktyce prowadzi za Ciebie program księgowy albo biuro rachunkowe.
Kto może prowadzić KPiR
KPiR jest przeznaczona przede wszystkim dla:
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym jednoosobowych firm,
- niektórych spółek osób fizycznych, na przykład spółek cywilnych, jawnych i partnerskich.
Warunki są dwa: rozliczasz podatek dochodowy PIT i nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ten drugi warunek wiąże się z limitem przychodów, o którym za chwilę.
Co się ewidencjonuje w KPiR
Do księgi trafiają w szczególności:
- przychody ze sprzedaży towarów i usług,
- zakup towarów handlowych i materiałów,
- koszty uboczne zakupu, na przykład transport,
- pozostałe wydatki związane z prowadzeniem działalności,
- wynagrodzenia wypłacane w gotówce i w naturze.
Zapisy prowadzi się chronologicznie, wpis po wpisie. Na ich podstawie obliczasz zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku, a po jego zakończeniu rozliczasz roczny PIT.
Kiedy trzeba przejść na pełne księgi
KPiR nie jest na zawsze. Gdy przychody firmy przekroczą ustawowy limit (kwota jest aktualizowana co roku), pojawia się obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli pełnej księgowości z planem kont. Na pełne księgi można też przejść dobrowolnie, zanim limit zostanie przekroczony, jeśli firma potrzebuje dokładniejszego obrazu finansów.
Osobna zasada dotyczy spółek kapitałowych. Spółka z o.o. i spółka akcyjna prowadzą pełną księgowość zawsze, niezależnie od tego, jak małe mają przychody.
Ważne: materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Aktualny limit przychodów zobowiązujący do ksiąg rachunkowych oraz szczegółowe zasady prowadzenia KPiR zweryfikuj na podatki.gov.pl.
KPiR w programie TaxMachine
TaxMachine prowadzi KPiR i sam wylicza zaliczki na PIT. Obsługuje też ewidencje VAT, pliki JPK oraz e-Deklaracje, więc wszystkie okresowe obowiązki załatwiasz w jednym miejscu. A kiedy firma urośnie i przekroczy limit, nie musisz zmieniać środowiska pracy: wersje Profesjonalna i Biuro tej samej rodziny programu obsługują księgi handlowe.
Prowadzisz KPiR albo dopiero otwierasz firmę? Pobierz darmowe demo TaxMachine i sprawdź na próbnych zapisach, ile pracy program wykona za Ciebie.